在2008年的一次更換電腦中，我不慎丟失了收集將8年多的資料，5000多個(gè)文檔，這個(gè)打擊讓我整整一個(gè)月不想跟那臺(tái)倒霉的電腦講話。

后來我也想開了，跟一臺(tái)電腦較個(gè)什么勁兒??？不要慫，就是干，我要把那些丟失的資料，全部找回來——因?yàn)檎浳募孥E般地保存了下來。

我一直有做資料摘錄的習(xí)慣，有一回整理小時(shí)候的東西，發(fā)現(xiàn)都是一本本的剪報(bào)（為了積累作業(yè)素材）。雖然網(wǎng)上文章下載很方便，但當(dāng)時(shí)為了在BBS上“拍磚”時(shí)引經(jīng)據(jù)典之用，收藏文章時(shí)，我總是隨手摘錄其中最重要的一段話。

老天有眼啊，根據(jù)摘錄信息去搜索全文，一個(gè)月的時(shí)間就恢復(fù)了20%的資料庫。

可接下來的一念之差，卻讓我主動(dòng)放棄了“恢復(fù)行動(dòng)”——如果我想用的時(shí)候就能找到，那我為什么一定要現(xiàn)在專門做這件事呢？

這個(gè)念頭也讓我開始反思自己的“收藏癖”：以前，知識(shí)都有紙張這個(gè)載體，很容易錯(cuò)過，收集下來很有必要；可信息時(shí)代，收集資料太方便了，反而帶來了“信息過載”的問題。

假如每天都收藏二三篇資料，十年就是一萬篇，如果要認(rèn)真整理，所有的時(shí)間就搭上去了?？梢哉f，你保存的每一份資料，每擁有一天，都會(huì)付出一天的維護(hù)管理成本——

管理成本一，你需要花時(shí)間對(duì)它進(jìn)行分類、標(biāo)簽、整理、噢，還有清理；

管理成本二，當(dāng)你找別的東西時(shí)，它很容易占據(jù)你的視野，浪費(fèi)你的時(shí)間，有人統(tǒng)計(jì)過了，人這一輩子，有10%的時(shí)間浪費(fèi)在找東西上，20%的負(fù)面情緒源于找不到東西；

管理成本三，好像有了手機(jī)，我們就不去記電話號(hào)碼一樣，當(dāng)你決定收藏它時(shí)，你很可能就不會(huì)花時(shí)間去研究它了——這個(gè)機(jī)會(huì)成本很高。

我總結(jié)了一個(gè)資料管理上的規(guī)律：一份資料，如果不是每月都能用上的話，要么你從不去用它，要么它的維護(hù)成本大于它的實(shí)際價(jià)值。

所以收集資料的前提一定是管理成本小于收益，這些年我一直在琢磨這個(gè)問題，時(shí)間長了，我漸漸總結(jié)出“個(gè)人資料管理”的五個(gè)原則，包括收集、整理和利用三個(gè)方面。

讓我停止“恢復(fù)行動(dòng)”的還有一個(gè)更重要的原因：我發(fā)現(xiàn)收藏中，相當(dāng)一部分是“絕密內(nèi)部資料”“令人震驚的事實(shí)”“2002年流淚的二十個(gè)瞬間”，別笑，其實(shí)每一代人剛剛上網(wǎng)時(shí)，都會(huì)經(jīng)歷這個(gè)階段，只是過了幾年才覺得這樣很Low。

還有當(dāng)時(shí)如獲至寶的“最全XXX”、“十大公司經(jīng)典”等行業(yè)資料，仔細(xì)看看，大多數(shù)都是“掛羊頭賣狗肉”的貨色。

我不禁對(duì)自己的這項(xiàng)愛好產(chǎn)生了強(qiáng)烈的懷疑：“收集資料”這種行為，就像“到此一游”，不過是在制造學(xué)習(xí)的假象而已。

可這么多年的習(xí)慣，生命不息，“收集”不止啊，只是從這以后，每一次有“發(fā)現(xiàn)了一篇好文章，我要收藏下來”的沖動(dòng)時(shí)，我都會(huì)想：

我為什么要收集這篇文章？

它需要我后續(xù)花多少時(shí)間去管理？

相比它的價(jià)值，我花的時(shí)間值得嗎？

時(shí)間長了，這些想法讓我形成了“個(gè)人資料管理”的原則一，也是最重要的原則：以輸出為目標(biāo)的資料收集。

“輸出”因人而異，主要有寫文章、各種匯報(bào)材料、工作交流、解決方案、培訓(xùn)材料、社交網(wǎng)絡(luò)上的分享等等。

比如我目前最核心的工作是寫文章，那么平時(shí)我會(huì)給自己一些選題目標(biāo)，包括職場成長、心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、投資理財(cái)、影視等等，范圍可以稍寬一點(diǎn)，在這個(gè)選題范圍內(nèi)的資料，才有必要收集，其余的只是看看——除非那些特別有意義、或者是自己長期思考的問題。

但這個(gè)改變也產(chǎn)生了一個(gè)連鎖反應(yīng)——資料分類索引的方法也要跟著改。

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的學(xué)科型資料分類方法，無法和“輸出”直接關(guān)聯(lián)。比如說，我想要找一些針對(duì)職場上下級(jí)溝通的案例，但這類資料在心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、職場成長中都有，傳統(tǒng)的類別索引效率就很低。

所以就有了“個(gè)人資料管理”的原則二：以“用途”建立索引

首先要分析，在我的寫作中，最依賴資料檢索的部分是什么？

分析下來有兩類，第一類是“尋找例證資料”。

因?yàn)槲覍懙亩际浅ＷR(shí)普及性的文章，要力求每一個(gè)觀點(diǎn)都能深入淺出，但常寫文章的都知道，“深入淺出”談何容易，從“自己理解”到“向別人解釋清楚”，例子比論述邏輯更容易明白。

邏輯可以張口就來，但例證就要找資料，一個(gè)好的例證，可遇不可求，這也是為什么我一周只能寫兩篇文章的原因——找例子幾乎要花掉一半的時(shí)間。

跟“實(shí)例”有相似作用的，還有各種實(shí)驗(yàn)調(diào)查數(shù)據(jù)，也需要平時(shí)收集。

另一類是能夠觸發(fā)寫作靈感的重要觀點(diǎn)。

比如我的《如果每一個(gè)人都希望與“同階層的人”為鄰……，實(shí)驗(yàn)結(jié)果令人震驚！》一文，很早是偶爾看到一篇介紹“職業(yè)變性”現(xiàn)象的論文，覺得有意思，就摘錄了其中的調(diào)查結(jié)果。后來做選題時(shí)又看到這段文字，就到網(wǎng)上搜索了論文全文，細(xì)讀之下，發(fā)現(xiàn)它的理論根據(jù)——“謝林隔離”，再繼續(xù)找相關(guān)論文，當(dāng)兩份資料可以連成一條線，我就定了選題，以“謝林隔離”為主題，除了“職業(yè)變性”外，再補(bǔ)充社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、企業(yè)管理的例證，最后再進(jìn)行價(jià)值觀的延展……，一篇文章就此誕生。

這兩類用途，占了至少一半的資料。此外，還有一些精彩句式、論述邏輯、金句、標(biāo)題等等，這些資料的目的是刺激自己的文字感覺，不讓文章太過平淡。

所以，我的索引類目命名一般包括兩個(gè)部分、前一部分是“類別”——包括職場成長、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、科學(xué)、文學(xué)，后一部分是“用途”，包括觀點(diǎn)、故事、數(shù)據(jù)、材料、案例、語言。

以“用途”建立索引的方法還有一個(gè)好處，迫使你每一次收集時(shí)都要思考一下，這個(gè)東西我以后會(huì)怎么用，如果不知道，那它只是“看上去很有用”。

這兩個(gè)原則屬于“資料收集”，下面兩個(gè)原則是“資料整理”。

有一本書叫《斷舍離》，借“如何整理家居環(huán)境”這個(gè)小問題，來講一種人生態(tài)度。

所謂“斷”，就是斷絕自己家里不需要或負(fù)擔(dān)不起的東西；所謂“舍”，就是舍棄家里浪費(fèi)你的管理精力的“破爛”；所謂“離”，就是脫離對(duì)物品的執(zhí)念，還自己一個(gè)自由。

整理資料的第一步也是“斷”——只收集資料中的精華，這就是原則三：段落摘錄為主，文章收集為輔

我們收集一篇文章的理由常常是“日后有可能用到它”，這個(gè)“可能”有三種：

第一種：你根本不知道什么時(shí)候用，用來干什么。這種情況前面已經(jīng)說過——果然放棄，如果想看，現(xiàn)在就看完。

第二種：知道用來干什么，但不知道什么時(shí)候用。

這種情況，只摘錄其中的一段，日后如果要用，再搜索全文。要學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)幫助你保存資料，節(jié)省你整理的時(shí)間精力，我稱之為“云收藏”。

實(shí)體書、電子書的辦法也是摘錄，常備一支實(shí)體書文本掃描筆，標(biāo)明來源，以備日后查找。

第三種：既知道用來干什么，也有明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)。只有這種情況下，才有必要全文收集。

“斷”之后是“舍”，這個(gè)最好理解，無用的資料越多，使用效率越低，這就是“個(gè)人資料管理”的原則四：建立“核心資料庫”，把體量保持在“既有用，又易用”的規(guī)模上。

通常“舍”的方法有三種：

第一種：沒有用的、過時(shí)的資料，堅(jiān)決刪除，不要幻想有朝一日你還會(huì)用上它，也別在乎誤刪的小概率事件。這個(gè)小小的動(dòng)作，將為你將來節(jié)省大量的時(shí)間。

第二種：用過一遍的資料，常常自己就很有印象了，可以放到一個(gè)專門的文件夾里，不作任何管理和備份，讓它自生自滅。

第三種：用的可能性越來越小的資料，比如有一些知識(shí)領(lǐng)域，你越來越不感興趣了，如果是摘錄，我會(huì)把字變灰，這樣不影響我查閱資料；如果是文檔，也是放在“庫外”，不作分類，不作管理。

目前我的核心資料庫大概三十多萬字，都是從20年積累的上萬份資料、電子文檔、實(shí)體書中摘錄后，再不斷整理出來的，都是精華中的精華。

很多人都覺得整理資料很浪費(fèi)時(shí)間，但若不整理，使用起來更浪費(fèi)時(shí)間，我的經(jīng)驗(yàn)是：最好的整理是使用。

“個(gè)人資料管理”原則五：邊用邊整理

通常我在寫一篇文章的時(shí)間中，選題要用三到四個(gè)小時(shí)，說是“選題”，其實(shí)主要是翻閱精華資料，尋找選題靈感。

所以最核心的資料整理工作，是在使用過程中進(jìn)行的，主要有三類：

第一類、為“已入庫”的資料設(shè)計(jì)新的用途：

我的文章常常用到跨學(xué)科的知識(shí)遷移，比如在《當(dāng)下屬說“辦不到”的時(shí)候……︱跟著交響樂指揮學(xué)管理》一文中，把指揮與管理兩個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)技能進(jìn)行橫行聯(lián)系，看似隨意，其實(shí)不能靠寫作時(shí)的靈感一現(xiàn)，平時(shí)翻閱資料時(shí)，腦子就要有這根弦：任何資料，都要考慮它有沒有其他用途。

第二類、從資料到新的資料：

例子就是前面講的“謝林隔離”，我之所以想到去了解這個(gè)理論，是從職場類資料“職業(yè)變性”中發(fā)現(xiàn)的。在為“謝林隔離”收集資料的同時(shí)，我又注意到謝林的冷戰(zhàn)理論，這就又當(dāng)時(shí)“毛衣戰(zhàn)”的背景聯(lián)系起來，又成為新的一篇《保持威脅別人的能力，才有真正合作》的選題來源。

第三類、必要的時(shí)候要更新索引分類：

分類索引的目的是為了“方便好用”，如果出現(xiàn)了一個(gè)新的高頻“用途”，就有必要新開一個(gè)“分類”，并逐步把相關(guān)資料轉(zhuǎn)移到新的分類中。

但整理方法也別太復(fù)雜，我發(fā)現(xiàn)很多人用一套復(fù)雜的標(biāo)簽系統(tǒng)進(jìn)行資料管理，這會(huì)讓你成為一名優(yōu)秀的“資料管理專家”，但無助于你的知識(shí)管理，原因最后再說。

好了，如果做到這五個(gè)原則，那你的個(gè)人資料庫一定非常好用，但最終，你還要需要做到一點(diǎn)：這就是“離”——離開資料庫的能力。

前面說的“邊用邊整理”有一神奇的“副作用”：資料庫越好用，你使用的頻率就越高；頻率越高，你印象越深，很多資料，你可能已經(jīng)掃描過無數(shù)遍了，有些選題，你甚至不需要翻資料庫，直接就能想到。

是的，再好用的“資料庫”，也沒有你的大腦好用，“資料庫”整理的再好，其中的資料，在物理形態(tài)上仍然是孤立的，但大腦這個(gè)“資料庫”不一樣，其中的知識(shí)都是有聯(lián)系的，能開成網(wǎng)狀的知識(shí)體系。

能形成知識(shí)體系的“資料庫”，才是知識(shí)管理的最高境界，唯有大腦可以做到。

而之前的幾個(gè)原則也都是為了這個(gè)目的：

原則一、二：以輸出為目標(biāo)的收集資料，以“用途”來建立分類索引，因?yàn)閺摹皝碓础钡健坝猛尽?，往往要跨越知識(shí)類別，更易建立知識(shí)結(jié)構(gòu)；

原則三、四：段落摘錄為主，建立核心資料庫，濃縮資料精華，因?yàn)榇竽X的記憶能力是有限的；

原則五：邊用邊整理，這是一個(gè)記憶的過程；不要太依賴復(fù)雜的標(biāo)簽系統(tǒng)，因?yàn)槟阋看竽X（而不是電腦）建立知識(shí)體系。

“保持離開資料庫的能力，利用好你的大腦”，這才是資料庫的終極意義。

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