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《個人信息保護(hù)法》將于2021年11月1日實(shí)施，可以合理地預(yù)見伴隨未來員工對用工場景下個人私密信息權(quán)利意識的逐漸覺醒，企業(yè)將可能更加頻繁地遇到員工個人信息保護(hù)的爭議。

《個人信息保護(hù)法》將于2021年11月1日實(shí)施，可以合理地預(yù)見伴隨未來員工對用工場景下個人私密信息權(quán)利意識的逐漸覺醒，企業(yè)將可能更加頻繁地遇到員工個人信息保護(hù)的爭議。

作為一名法律工作者，在日常的勞動法律關(guān)系處理中，我們和HR經(jīng)理作為共同體，深刻體會到一份合規(guī)、完善的員工手冊在處理公司日常員工問題時(shí)的重要作用，以及在勞動仲裁時(shí)可以有效的避免和減少公司重大損失。

因此，企業(yè)HR經(jīng)理需要及時(shí)修改員工手冊，應(yīng)對《個人信息保護(hù)法》的合規(guī)落地。

本文將從人力資源管理的視角，梳理《個保法》中與人力資源管理相關(guān)的合規(guī)要點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際的辦案手記為HR提供實(shí)操性的建議，以及在HR如何修改企業(yè)的員工手冊，以應(yīng)對《個保法》帶來的合規(guī)性挑戰(zhàn)。

01/

什么是個人信息

要想規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，我們首先需要清楚法律規(guī)定的“個人信息”的范疇是什么，它和我們通常認(rèn)知中的個人信息存在什么差異?！秱€人信息保護(hù)法》的規(guī)定：

與HR最相關(guān)的是用工管理場景下的私密個人信息，它又包括哪些呢？

法律規(guī)定用工管理場景下的私密個人信息是兼具“私密性”和“可識別性”兩項(xiàng)特征的信息。

《民法典》第1034條第4款的規(guī)定，個人信息中的私密信息，適用有關(guān)隱私權(quán)的規(guī)定；沒有規(guī)定的，適用有關(guān)個人信息保護(hù)的規(guī)定。這一規(guī)定確立了個人信息中的私密信息應(yīng)優(yōu)先適用隱私權(quán)規(guī)則的制度。用人單位宜采取謹(jǐn)慎的態(tài)度處理這一問題，以避免面臨潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。

在用工場景下，常見的個人信息中的私密信息包括婚育信息、健康信息、銀行賬戶信息、工作時(shí)間以外的位置信息、性取向、未公開的犯罪記錄等。

02/

《個保法》之后，用工管理可能面臨的挑戰(zhàn)

通過上述個保法的新規(guī)定，用人單位處理員工的個人信息必然需要符合一系列要求，在用工場景下，個人信息也紛繁復(fù)雜。

可以預(yù)見在個保法實(shí)施后，HR將面臨多重人力資源合規(guī)管理方面的挑戰(zhàn)。從用工管理的幾個階段出發(fā)，我們可以預(yù)見的一些典型挑戰(zhàn)和問題。

1. 招聘環(huán)節(jié)

如何保證用人單位收集簡歷是合規(guī)的？

如何處理未被錄用的候選人的簡歷、預(yù)防簡歷泄漏？

如何保證視頻面試錄屏的合規(guī)性？

如何取得候選人對于用人單位處理其個人信息的同意？

如何妥善確認(rèn)內(nèi)推人提供的簡歷是經(jīng)過被推薦人授權(quán)的？

如何與第三方平臺劃分個人信息的管理權(quán)責(zé)？

2. 入職前后

如何合規(guī)獲得員工的體檢報(bào)告？

如何合規(guī)進(jìn)行員工背景調(diào)查？

如何妥善保存員工提交的畢業(yè)證書、身份證、資格證書等入職材料？

如何妥善告知員工，在勞動合同履行過程中，處理其個人信息的必要性和相關(guān)場景？

3. 在職期間

如何合規(guī)獲取即時(shí)定位打卡、人臉打卡、指紋打卡等涉及個人信息的考勤打卡信息？

如何合規(guī)獲取病假申請信息及其他醫(yī)療文件？

如何合規(guī)獲取員工違規(guī)違紀(jì)信息？

如何確保有權(quán)限接觸員工個人信息的管理者謹(jǐn)慎履職、如何制定個人信息泄露時(shí)應(yīng)急預(yù)案？

4.離職后

如何合規(guī)處理新雇主背景調(diào)查時(shí)涉及的離職員工個人信息？

如何合規(guī)處理員工離職后的個人信息限期刪除事宜？

03/

用工管理場景下，處理私密個人信息的基本原則

《個保法》出來之后，我們會發(fā)現(xiàn)HR工作可能處處是坑，一不小心就深陷其中，上文中，我們嘗試列舉了人力資源管理場景下，HR可能會面臨合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的一些個人信息或可能的管理挑戰(zhàn)，但仍無法窮盡，相信你在閱讀的過程中也有新的補(bǔ)充或疑問。

那么，如何面臨這種復(fù)雜的情況呢？

《個人信息保護(hù)法》第五條至第九條規(guī)定了處理個人信息應(yīng)當(dāng)遵循合法、正當(dāng)、必要和誠信原則、明確性和相關(guān)性原則、最小程度原則、公開透明原則、完整性和準(zhǔn)確性原則、安全保障原則等一整套基本原則；以及個人信息處理的“告知-同意”規(guī)則。

其中，“告知-同意”規(guī)則是《個人信息保護(hù)法》中的核心內(nèi)容，在個人信息處理規(guī)則中處于核心地位。

“告知同意規(guī)則”，亦稱“知情同意規(guī)則”，是指任何組織或個人，在處理個人信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)對信息主體即其個人信息被處理的自然人進(jìn)行告知，在取得同意后方可從事相應(yīng)的個人信息處理活動，否則所涉處理行為構(gòu)成違法，除非法律另有規(guī)定。

也就是說，我們處理個人信息應(yīng)當(dāng)在事先充分告知的前提下取得個人同意。

建立該規(guī)則的目的，在于信息處理者需將處理個人信息的目的、用途、后果告知信息主體，使信息主體出于自身的真實(shí)、完整意志，同意信息處理者的請求，以此彰顯對信息主體人格獨(dú)立性與自主性的尊重。“告知同意規(guī)則”包含了“告知規(guī)則”與“同意規(guī)則”，二者相輔相成、緊密聯(lián)系。

關(guān)于“告知-同意”這一核心規(guī)則，《個人信息保護(hù)法》第13條第(2)項(xiàng)至第(7)項(xiàng)規(guī)定了基于個人同意以外的可以合法處理個人信息的六種情形(下稱“六種法律許可情形”)。

也就是說，在以下情形下，我們不必須遵循“告知-同意”的規(guī)則。

但需要特別注意的是：

（1）無論是基于個人同意還是基于法律許可處理個人信息，用人單位都應(yīng)當(dāng)遵循公開透明原則，向員工告知處理目的、方式和范圍等內(nèi)容。

（2）缺乏必要性的前提下，用人單位仍然應(yīng)當(dāng)在取得員工同意后，方可處理員工個人信息。

04/

如何修改員工手冊，應(yīng)對《個保法》的合規(guī)性

基于上述介紹和討論，我們建議用人單位在處理員工個人信息時(shí)應(yīng)注意在員工手冊中預(yù)先明確以下主要問題，以避免法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合規(guī)。

（一）在員工手冊中對用工管理所需要處理的員工個人信息進(jìn)行梳理和分類識別

用人單位在員工手冊中可以對其在用工管理全過程中的所需要處理的各個環(huán)節(jié)、各類人員個人信息進(jìn)行全面梳理和分類識別，我們建議把員工個人信息分為以下四類：

(1)不允許收集的員工個人信息（下稱“第一類信息”）;

(2)法律明確允許收集的員工個人信息（下稱“第二類信息”）；

(3)可以劃入用工管理所必需的員工個人信息（下稱“第三類信息”）;

(4)難以劃入用工管理所必需的員工個人信息（下稱“第四類信息”）。

（二）在員工手冊中劃定員工私密個人信息的合理范圍用人單位可以采取有效措施避免員工對特定信息形成隱私期待，進(jìn)而避免特定信息落入隱私的范疇。

用人單位可以在員工手冊中向員工明確告知：

員工的工作電腦、工作手機(jī)、工作微信、工作QQ、公司電子郵件系統(tǒng)、和公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等公司的IT設(shè)備、賬號僅可用于工作用途，任何員工不應(yīng)對在該等設(shè)備或賬號中儲存或傳輸?shù)男畔⒋嬖谌魏坞[私期待。公司有權(quán)對該等信息進(jìn)行收集、監(jiān)控或分析。

（三）在員工手冊中明確同時(shí)使用基于員工同意和基于法律許可作為處理員工個人信息的法律基礎(chǔ)，而不僅依賴其中之一

在現(xiàn)行法律下，用人單位目前難以對能否適用《個人信息保護(hù)法》第13條第(2)至(7)項(xiàng)的規(guī)定基于法律許可處理個人信息中的私密信息一事做出確定結(jié)論。

為避免潛在法律風(fēng)險(xiǎn)，用人單位宜以謹(jǐn)慎的態(tài)度對待此事，在員工手冊中明確把取得員工同意作為處理個人信息中的私密信息首選方案。對于第四類信息，用人單位應(yīng)當(dāng)在取得員工同意后方可處理。

（四）在員工手冊中明確向員工告知用工管理中涉及私密個人信息的處理目的、方式和范圍等。

無論基于何種法律基礎(chǔ)處理員工私密個人信息，用人單位都應(yīng)當(dāng)遵循公開透明原則，向員工告知私密個人信息的處理目的、方式和范圍等內(nèi)容。

因此，我們建議用人單位可以通過員工手冊中明確規(guī)定的方式履行告知義務(wù)；告知事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)涵蓋《個人信息保護(hù)法》第14條第1款所規(guī)定的所有內(nèi)容

（五）通過培訓(xùn)使員工知曉和理解員工手冊中劃定員工私密個人信息的合理范圍。

絕大多數(shù)員工對于私密個人信息保護(hù)問題缺乏完整、準(zhǔn)確的理解。員工對此問題的片面或錯誤理解容易引發(fā)爭議。

因此，用人單位應(yīng)當(dāng)向員工提供培訓(xùn)，以盡量避免因誤解而引發(fā)的爭議。

04/

兩則律師辦案手記

案情一

天天公司是一家設(shè)備銷售公司，員工小王曾是天天公司錄用的銷售員工（已主動離職）。

天天公司為小王在職期間配發(fā)了工作手機(jī)及工作手機(jī)號碼，小王自行通過該手機(jī)號碼申請了私人微信用于工作（非企業(yè)微信）。

小王離職后交還公司手機(jī)；天天公司通過微信數(shù)據(jù)恢復(fù)從該手機(jī)中導(dǎo)出了員工小王在職期間的微信記錄（微信支付功能因?yàn)樾枰⊥跞四樧R別而無法恢復(fù)）。

天天公司打印了小王和客戶的微信記錄作為員工小王“飛單”的證據(jù)（“飛單”指銷售員工拿到訂單后，不將訂單交由自己公司做，卻將訂單交由其他公司做）。天天公司據(jù)此向勞動仲裁委員會申請仲裁要求員工小王賠償因“飛單”給其造成的損失30萬元。

雙方為此發(fā)生爭議，員工小王主張，天天公司在未事先告知的情況下獲取了自己和客戶的微信聊天記錄，侵犯了其隱私權(quán)，故違法取得的微信聊天記錄不具有證據(jù)效力。

案情二

鑫公司是一家電商公司，員工小張?jiān)泅析喂句浻玫目缇畴娚滩块T經(jīng)理（已被公司解除）。

員工小張?jiān)诼毱陂g作為鑫鑫公司的部門經(jīng)理，負(fù)責(zé)在外維系客戶和開發(fā)潛在客戶，實(shí)行彈性工作制且不需要到公司辦公室坐班。公司HR部門發(fā)現(xiàn)該工作模式下無法每月匯總該部門經(jīng)理的有效工作時(shí)間作為績效考核工資的評定系數(shù)之一（不影響基本工資的發(fā)放）。

于是鑫鑫公司修改員工手冊要求全體員工（包括員工小張?jiān)趦?nèi)的部門經(jīng)理）采用手機(jī)應(yīng)用程序釘釘進(jìn)行考勤打卡，未按要求打卡的將按曠工處理。員工小張未按要求用釘釘打卡，被鑫鑫公司以嚴(yán)重違紀(jì)為由解聘。

雙方為此發(fā)生爭議，員工小張主張，鑫鑫公司要求其在個人手機(jī)上開放手機(jī)定位后使用釘釘打卡，侵犯了其隱私權(quán)，故該項(xiàng)考勤制度違法無效。

個保法作為中國第一部專門保護(hù)個人信息的法律，其重要意義不言而喻；我們也會密切關(guān)注個保法的后續(xù)配套規(guī)定，這些規(guī)定中可能包括更多具有實(shí)踐指導(dǎo)意義的規(guī)定。

后續(xù)我們也會發(fā)布一系列個保法相關(guān)的問題與合規(guī)建議文章，敬請關(guān)注。