文：王智遠(yuǎn) | ID:Z201440

請問：你參加過行業(yè)論壇嗎？

作為一名觀眾，只是簡單體驗嘉賓演講的精彩，留下對知識的滿足、及對未來趨勢的思考。但是，你知道嗎？流暢演講，和一次次無縫切換背后，隱藏著團(tuán)隊大量精心準(zhǔn)備工作。

2024年，中國軟件行業(yè)協(xié)會成立四十周年，我很榮幸擔(dān)任“中國軟件新質(zhì)生產(chǎn)力發(fā)展高峰論壇”的主持人，聽到不少關(guān)于新質(zhì)生產(chǎn)力、軟件技術(shù)應(yīng)用到行業(yè)、產(chǎn)業(yè)中的內(nèi)容，振奮不已。

不過，組織大師彼得·圣吉（Peter Senge）曾經(jīng)說過：

人類進(jìn)步來源于不斷迭代自己，通過復(fù)盤，深入分析每個細(xì)節(jié)，才能遠(yuǎn)離低水平的重復(fù)。

作為本次論壇主持人，結(jié)合以往經(jīng)驗，我注意到：每場大會在準(zhǔn)備、主持期間都有一些想不到的小問題，高頻出現(xiàn)在活動中，如果不加注意，就會影響到團(tuán)隊長期的辛苦努力。

假設(shè)作為主持人、主辦方能提前避免，大會將更加精彩；所以，基于以往體會，我總結(jié)了一些細(xì)節(jié)分享給你。

01

第一點是什么？關(guān)于主持詞。

先跟你講過故事：

有一次，我聽到一句吐槽，以前，公司預(yù)算充足，會把辦論壇交給第三方，從攝影、攝像到燈光舞美，一整套現(xiàn)場設(shè)備都配置齊全，非常省事。

現(xiàn)在，降本增效，公司不超過1000人的活動內(nèi)部消化。

可是，問題來了：既然公司已經(jīng)花錢請專業(yè)主持人了，不就希望他能控制好現(xiàn)場嗎？為什么還要給他寫稿子，既然這樣，干脆團(tuán)隊寫好，找個內(nèi)部的人主持得了。

嗯，很好的問題，不過，現(xiàn)實不是這樣的。

我看著該問題，經(jīng)常反問對方：

你沒有思考過，為什么越大的論壇，嘉賓越多，越需要內(nèi)部來寫主持詞？難道主持人不會寫嗎？即便不會寫，找個AI工具也能解決。

實際上，寫不寫主持詞不是最關(guān)鍵。

一場完美活動，主持詞的重要性不只體現(xiàn)在開場和結(jié)束，而是在主體部分。主體部分包括了什么？活動主題、嘉賓介紹、主辦和協(xié)辦單位，以及關(guān)鍵的過渡詞。

那么，對于主持人來說，在處理主體內(nèi)容時，他們會考慮些什么呢？

一.精心準(zhǔn)備串詞，是確?；顒禹樌M(jìn)行的基礎(chǔ)。

想象一下，你請來一個主持人，他對論壇背景、行業(yè)知識不太了解，你敢完全依賴他來負(fù)責(zé)整個活動嗎？我見過太多主辦方大意，結(jié)果活動效果并不盡如人意。

其二.專業(yè)性不同等于，對特定領(lǐng)域深入理解。

許多人會誤解，以為主持人的專業(yè)，意味著他們對所有行業(yè)都懂得很多。實際上，主持人雖然擅長控制現(xiàn)場氛圍和節(jié)奏，但對特定領(lǐng)域的專業(yè)知識可能并不熟悉。

你可能遇到過這樣的場景：

一個論壇上，一個嘉賓演講剛結(jié)束，還沒來得及坐下，主持人急忙介紹下一位嘉賓，仿佛在趕時間。

這種快速切換并不是主持人不想做更深入的介紹，而是，他們?nèi)狈ψ銐虻谋尘靶畔?，只能使用通用的、萬能詞匯來過渡。

即使主持人嘗試用上一位嘉賓的演講內(nèi)容，來即興發(fā)揮，也很擔(dān)心自己說得不夠?qū)I(yè)。

要知道：活動現(xiàn)場是充滿活力的三維空間，觀眾思維需要從一個議題，平滑過渡到下一個，大腦沒有足夠的時間來「重新編碼和激活」，觀眾很容易分心，失去興趣。

所以，想讓觀眾聽完一個演講者后，對下一名演講者內(nèi)容感興趣，最好的策略是：

事先準(zhǔn)備好串場詞作為基礎(chǔ)。這樣，主持人可以在基礎(chǔ)上發(fā)揮自己的創(chuàng)造力。像使用杠桿一樣，合適的支點可以幫助主持人有效地總結(jié)關(guān)鍵點，并自然而然地引領(lǐng)觀眾進(jìn)入下一個議題。

02‍

那么，第二個問題來了：從主持視角看，怎么讓串場詞顯得靈活，不那么生硬呢？我有6個小技巧：

• 引思考

• 提建議

• 轉(zhuǎn)述（轉(zhuǎn)告）

• 勸說

• 說鼓勵，安慰

• 說感受

實用這些方法前，有一個重要原則：串詞目的是承上啟下；要從上一位演講者的內(nèi)容中，找到接力點，然后，引出下一位。

問題是，怎么承上？怎么啟下呢？我會先復(fù)述上一位演講者的主題，從主題中挑選出幾個關(guān)鍵詞作為重點。然后，用關(guān)鍵詞來激發(fā)大家的興趣，讓大家對接下來的內(nèi)容滿懷期待。

比如：

當(dāng)一位領(lǐng)導(dǎo)講完關(guān)于「新質(zhì)生產(chǎn)力歷史發(fā)展脈絡(luò)」的話題，我會這樣接著說：“講得真是太精彩了，讓人意猶未盡。

剛才主任已經(jīng)帶我們走過新質(zhì)生產(chǎn)力的歷史發(fā)展（這就是演講的主題），他提到產(chǎn)業(yè)和行業(yè)，但這些理論怎樣才能實際落地呢？”

“你好奇嗎？我也很好奇。帶著這些問題，接下來有幸邀請到另一位嘉賓，他之前的演講總能引人深思。”

這就是激發(fā)思考的方式，一共三步：復(fù)述主題，挑選關(guān)鍵詞，并用這些關(guān)鍵詞提出問題。關(guān)鍵詞就像卡爾蔡司的定焦鏡頭，幫助我們聚焦，并引出與下一環(huán)節(jié)相關(guān)的問題。

提建議的最佳時機(jī)是什么呢？

我們都知道，一場論壇中，開場發(fā)言者通常是位高權(quán)重的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言完畢后，采用建議型的引導(dǎo)，是非常合適的。

例如：我會這樣說：“領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言顯示他對行業(yè)的高度重視，也為我們提供了有力的指導(dǎo)。這讓大家對未來的道路更加充滿信心。因此，我強(qiáng)烈建議，用熱烈的掌聲來回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的精彩演講。”

至于轉(zhuǎn)述、勸說、安慰以及表達(dá)感受，我相信大家已經(jīng)有所了解。需要注意：在表達(dá)感受時，最好做角色帶入。

什么意思呢？主持人是三方角度，不是Speak，因此，應(yīng)該設(shè)身處地為其他人考慮，想象自己就是他們。這樣可以幫助我們深入聽取、理解企業(yè)需求和參會者受益，更真實、貼切的傳達(dá)情感。

以上，如果你不是主持人，作為主辦方，寫串詞時也可以進(jìn)行參考，這是第二點，串詞。

03‍

明白串詞的重要性，再說說第三點，彩排。

千萬別小看彩排，彩排是演出中最關(guān)鍵的部分。哪怕是再簡單的會議，開始前至少要進(jìn)行兩次彩排：一次是全體人員的大聯(lián)排；一次是主持人自己走位。

像比較正式的活動，一般會提前半天進(jìn)行彩排。

比如：如果活動第二天早上9點開始，大部分彩排會安排在前一天晚上進(jìn)行。如果活動規(guī)模不大，彩排會安排在活動當(dāng)天的早晨。

那么，在商業(yè)活動、論壇中，彩排到底是在彩什么呢？

首先，要知道人員分工

會場大致可以分為三類人?？偪?，也被稱為“執(zhí)行導(dǎo)演、現(xiàn)場導(dǎo)演、統(tǒng)籌”，是整個會議現(xiàn)場的大管家，負(fù)責(zé)把控每個環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

技術(shù)人員，包括控制臺操作的各種技術(shù)崗位，比如燈光、音響控制、導(dǎo)播和網(wǎng)絡(luò)直播等。執(zhí)行人員，則涵蓋場務(wù)、禮儀、翻譯、攝影攝像、道具和布場人員等。

對于1000人以內(nèi)的活動，統(tǒng)籌工作大多由公司內(nèi)部的人來負(fù)責(zé)?？紤]到并不是每個公司都頻繁辦會，我一般會和統(tǒng)籌人員一起進(jìn)行。

先確認(rèn)什么內(nèi)容呢？會議流程、串場背景、音樂文件、視頻文件、演講課件、演講者介紹、儀式道具、嘉賓講話稿、座位安排表和桌卡等等。

檢查完后，接下來做什么？技術(shù)彩排。

什么是技術(shù)彩排？技術(shù)人員根據(jù)會議流程，先把所有圖文、音頻、視頻和各環(huán)節(jié)串聯(lián)起來；對于嘉賓的PPT，要徹底檢查幾遍，特別是含有視頻的PPT，必須確保它們能在現(xiàn)場順利播放。

我主持時遇到很多次，PPT中的動畫在大屏幕上播放時會卡頓，或者，PPT中一行文字出現(xiàn)幾種不同的字體，看起來非常奇怪。

這因為總控電腦里沒有安裝嘉賓電腦中使用的特殊字體，所以，這些問題必須提前解決。

技術(shù)準(zhǔn)備過程中，還要特別注意背景圖文，容易出現(xiàn)錯別字，尤其是嘉賓名字、職務(wù)、單位名稱、標(biāo)點符號和英文上，要仔細(xì)核對。

還有一個非常重要的地方：所有用在網(wǎng)絡(luò)直播、會場音頻、視頻的內(nèi)容會涉及到對外傳播，那么，就必須確認(rèn)沒有任何知識產(chǎn)權(quán)問題。

之前有一次活動中，主辦方告訴我，一個嘉賓PPT使用某個動畫，被原創(chuàng)者起訴了。所以，確保資料合法，能避免法律風(fēng)險，也是創(chuàng)作者的尊重。

技術(shù)流程準(zhǔn)備完，才到現(xiàn)場流程。什么是現(xiàn)場流程？

顧名思義：主持人視角來執(zhí)行的所有流程。在這里，會進(jìn)行一次大聯(lián)排，確?；顒舆M(jìn)行時對觀眾呈現(xiàn)的一切都是預(yù)期的樣子。那么，流程中，有哪些細(xì)節(jié)是特別注意的呢？

首先，論壇會涉及到攝影、攝像、舞臺美術(shù)（舞美）、燈光、音樂、直播等多個方面。

攝影攝像、直播工作由專門的技術(shù)人員負(fù)責(zé)，而舞美在論壇中相對使用得較少，主要涉及到暗場和明場的變換，尤其是在嘉賓上場時。

住的注意的是：對于主持人來說，要特別關(guān)注背景素材和串詞。彩排進(jìn)行每一個環(huán)節(jié)，主持人應(yīng)詳細(xì)讀出嘉賓的頭銜、演講主題。

一方面自己能夠適應(yīng)一下名字，防止讀錯，另一方面，能讓技術(shù)老師檢查每頁P(yáng)PT的流暢性。

另外，在主持大型活動時，我經(jīng)常遇到一個非常關(guān)鍵的問題：嘉賓頭銜和介紹過于冗長。

什么意思呢？

很多時候，一些專家有很多職務(wù)、頭銜，當(dāng)介紹他們時，一個名字后面跟著一長串詳細(xì)介紹。問題在于，這些詳細(xì)介紹，有時主辦方并沒有經(jīng)過嘉賓的確認(rèn)，而只是嘉賓按照慣例提供的標(biāo)準(zhǔn)信息。

有句俗話說得好：“你不覺得尷尬，尷尬的是別人。”

如果一個嘉賓的介紹過長，主持人，在臺上介紹時，要花費很長時間，這在一定程度上，會讓平時低調(diào)的嘉賓覺得不舒服。

所以，彩排確認(rèn)嘉賓介紹尤為重要，確保滿足三方（主辦方、嘉賓、觀眾體驗）期望；這些信息，作為主辦方，完全可以進(jìn)行參考。

除此外彩排中，還有哪些細(xì)節(jié)呢？比如：啟動儀式。

大多數(shù)論壇中，都會設(shè)計一個啟動儀式，以此作為某些發(fā)布的儀式感。這類儀式有很多種，比如：

鎏金沙啟動、推桿倒置、手印能量柱、推桿卷軸、觸摸屏視頻、注酒/沙/液體啟動、沙漏啟動、啟動球裝置啟動，以及立柱臺按燈啟動等等。

還有很多，記不住了。但這里有一個普遍問題：

啟動儀式做得不好，如同耍猴一樣，所有嘉賓在臺上擺一個姿勢，而臺下的觀眾則是大眼瞪小眼，場面會很尷尬，觀眾也不會鼓掌。

那么，有沒有更好的辦法呢？我的方法是：共創(chuàng)。簡單來說，該環(huán)節(jié)邀請所有人一起倒數(shù)“3、2、1”，必要時，在彩排前先練習(xí)一次。然后，在正式啟動時，大家一起鼓掌。

如此能緩解領(lǐng)導(dǎo)們的尷尬，也能讓主持氛圍再上高潮。

04‍

很好，彩排完，就不會出錯的嗎？不是的?，F(xiàn)場執(zhí)行中，會遇到一些細(xì)節(jié)問題，這是第四方點：危機(jī)管理；那么，危機(jī)有哪些呢？

1）領(lǐng)導(dǎo)沒到或者摔倒‍

相比摔倒，領(lǐng)導(dǎo)沒到情況更為常見。我多次遇到過，領(lǐng)導(dǎo)因為交通堵塞、更衣、或者從其他會場趕來而遲到。

如果在中間的演講環(huán)節(jié)下一位嘉賓還沒到，一個更好的處理方法是復(fù)述上一位講者的話題，然后，繼續(xù)討論與本次論壇相關(guān)的內(nèi)容，以填補(bǔ)等待的時間，然后讓統(tǒng)籌抓緊時間去協(xié)調(diào)。

但是，如果第一位發(fā)言人沒來，作為主持人和主辦方該怎么辦呢？很不巧，我恰巧又遇到了；對于主持人來說，一個辦法是提前準(zhǔn)備一些備用的臺詞。‍‍

比如：

某領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中總是全神貫注、一絲不茍。正如俗話所說，‘天下難事，必作于易’，某領(lǐng)導(dǎo)總是全力以赴地投入到他熱愛的工作中。剛剛我得知，某領(lǐng)導(dǎo)正在處理一些緊急事務(wù)，現(xiàn)在正在趕來的路上。

“領(lǐng)導(dǎo)正在處理的文件，無疑為了給在場的各位行業(yè)同仁、貴賓朋友們帶來更多的福利。因此，請大家稍等片刻。”

但是，不管如何用詞鋪墊，都是技巧。我們要明白，會議是一個系統(tǒng)，因此，不能擅自作主。‍

那么，最安全的處理辦法是什么？把原計劃中的第二位發(fā)言人提前讓他開始發(fā)言，確保，等重要的嘉賓到場后，再讓他們上臺。

之所以這么做，是因為，發(fā)言人背后要處理的事務(wù)包括PPT、上場順序、以及溝通成本；如果等待時間不知道要多久，就不要冒風(fēng)險，要把時間用在更確定的事情上。

2）話筒沒電/屏幕故障

麥克風(fēng)一般不會壞，沒電居多。相比之下，主持人都掌握一些通用的技巧，比如，會開玩笑說：“今天干貨太多了，連話筒和屏幕都感動得快哭了，我們要嘉賓用更熱情的音量來回應(yīng)大家。”

這里有個萬能公式即：活躍氣氛+解決問題+推進(jìn)活動。

那怎樣活躍氣氛呢？作為主持人，最怕突然遇到問題不知道該說什么。我通常會用三個步驟：抓、闡述、展望。

抓什么？抓事情本質(zhì)。什么是本質(zhì)？比如，滑倒了，就是滑倒；麥克風(fēng)沒電了，就是沒電。這些本質(zhì)的背后有很多可以延伸的話題。

例如，我可以說：“小時候我最害怕的是沒電。小時候，我最害怕的是遇到意外。你知道為什么嗎？”然后就可以繼續(xù)展開話題......

3）忘東西/頒獎問題

除上述提到的問題，還有一些其他的細(xì)節(jié)需要注意。

比如，嘉賓上臺后突然發(fā)現(xiàn)忘記帶眼鏡、忘帶演講稿。如果他們一聲不吭地突然下臺去拿，這時候，作為主持人會一頭霧水，不知道發(fā)生了什么。

為此，最好的辦法是要準(zhǔn)備一些備用臺詞，以便應(yīng)對這種情況。還有，進(jìn)行批量頒獎時，會遇到頒獎人不清楚哪個獎杯對應(yīng)哪個企業(yè)的問題。

我通常的做法是：上臺指導(dǎo)嘉賓按順序先搬完獎杯，如果真有錯誤，可以等活動結(jié)束后，私下進(jìn)行調(diào)換，也會在上臺頒獎前提前提醒嘉賓。

通常情況下，攝影師拍照時會拍攝全景，不會過于關(guān)注細(xì)節(jié)，當(dāng)?shù)搅伺臄z獎杯細(xì)節(jié)時，可以請攝影師單獨拍攝。

同時，作為主持人，我還會提醒大家，活動結(jié)束后留有拍照時刻，確保每個人都能有足夠的素材，用于公司品牌公關(guān)宣傳，避免回去后因缺少素材而頭疼。

好了，以上四點我個人對論壇中，主持人、主辦方常遇到的問題的一些見解，希望能幫你溫故知新。

大型活動中，主持詞、串場詞準(zhǔn)備必不可少，現(xiàn)場彩排也同樣重要、啟動儀式要考慮到觀感的影響、至于一些可能出現(xiàn)的危機(jī)，希望你用不上，也希望主辦方永遠(yuǎn)遇不到。

最后值得一提的是：前天，一個朋友問我，AI時代，還需要主持人嗎？主持人會失業(yè)嗎？

我個人認(rèn)為，商務(wù)主持領(lǐng)域，市場細(xì)分正在變得越來越明顯。例如，如果專注于車展主持，那么，就要深入了解各種車型的性能、配置，以及各大車廠之間的競爭和差異，或許你還能成為一名UP主。

如果你擅長主持大型活動，可能要對特定的行業(yè)領(lǐng)域有深入的研究、理解。

因此，AI會替代一些通用任務(wù)，但對于專業(yè)知識方面，AI暫時還無法完全替代；這意味著，垂直加專業(yè)加影響力，仍然有廣闊的發(fā)展空間。

總結(jié)而言

任何行業(yè)、任何事情低端競爭背后，隱藏著對專業(yè)精神的忽視。祝你更專業(yè)，祝你成為稀缺者。