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在項(xiàng)目中開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理的步驟由識(shí)別、評(píng)估、計(jì)劃、實(shí)施和溝通這五個(gè)基本步驟組成，缺一不可。

風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目經(jīng)理修煉的終極目標(biāo)，也是項(xiàng)目管理中最難的環(huán)節(jié)。優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理一定都是善于在項(xiàng)目中通過(guò)事前預(yù)防替代事后救火的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的高手。

01

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

1.識(shí)別環(huán)境

在識(shí)別環(huán)境這個(gè)步驟中，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要了解清楚兩大類信息：

第一類信息是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部的信息。

項(xiàng)目經(jīng)理首先要了解公司內(nèi)有哪些與風(fēng)險(xiǎn)管理的政策和相關(guān)的要求，由于項(xiàng)目是在企業(yè)的整體風(fēng)險(xiǎn)管理框架或體系之下運(yùn)行的，必須遵循企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的整體要求。

第二類信息是項(xiàng)目自身特點(diǎn)的信息。

不同類型的項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是不同的，這意味著風(fēng)險(xiǎn)管理的側(cè)重點(diǎn)也不同。項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要充分了解自身項(xiàng)目的特點(diǎn)，如項(xiàng)目產(chǎn)品的復(fù)雜程度、創(chuàng)新性，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目客戶的特點(diǎn)等，這些都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)不確定性。

識(shí)別環(huán)境的目的是幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為自己的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理工作劃清管理邊界，確定風(fēng)險(xiǎn)管理的范圍和側(cè)重，根據(jù)這些信息制定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的整體指導(dǎo)性文件，用來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。

2.識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)的目的是在已經(jīng)劃定的邊界范圍之內(nèi)，把所有的威脅或機(jī)會(huì)一個(gè)一個(gè)找出來(lái)，整理在一張表格上，列成風(fēng)險(xiǎn)記錄單。

圖 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)記錄單(示例)

02

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

1.風(fēng)險(xiǎn)估算

當(dāng)我們識(shí)別出來(lái)一堆風(fēng)險(xiǎn)之后，接下來(lái)要評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)記錄單中的每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，我們把這個(gè)過(guò)程叫作風(fēng)險(xiǎn)估算。在風(fēng)險(xiǎn)估算的過(guò)程中，我們需要仔細(xì)地分析風(fēng)險(xiǎn)記錄單中每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和造成的影響，并盡量做到量化。

當(dāng)我們?cè)u(píng)估風(fēng)險(xiǎn)概率和風(fēng)險(xiǎn)影響的時(shí)候，一定要對(duì)所有的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)劃分，確定哪些風(fēng)險(xiǎn)是要優(yōu)先處理的，哪些可以先放一放。由于企業(yè)和項(xiàng)目的資源有限，并不是所有的風(fēng)險(xiǎn)都要管的，更沒(méi)有辦法同時(shí)處理所有的風(fēng)險(xiǎn)，因此，要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)排列。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級(jí)排列時(shí)，還要考慮風(fēng)險(xiǎn)臨近度這個(gè)因素，確保優(yōu)先處理即將發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)

對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理委員會(huì)來(lái)說(shuō)，既要關(guān)注項(xiàng)目中的單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，還要關(guān)注項(xiàng)目中所有的風(fēng)險(xiǎn)累加在一起之后對(duì)項(xiàng)目造成的總體影響，我們稱之為項(xiàng)目的總體風(fēng)險(xiǎn)水平，通常用項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)期貨幣價(jià)值衡量。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)期貨幣價(jià)值=項(xiàng)目中所有風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)期貨幣價(jià)值(每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)影響的貨幣價(jià)值×該風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性的百分比)。

對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理一定要能準(zhǔn)確地估算自己的這個(gè)項(xiàng)目預(yù)期的貨幣價(jià)值是多少，不能僅僅描繪它的收益，還要關(guān)心項(xiàng)目中多少收益是有風(fēng)險(xiǎn)的。

03

風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃

1.風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略

分析和選擇風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略是風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的前提。把風(fēng)險(xiǎn)找出來(lái)的目的不僅是給大家預(yù)警，更重要的是分析和選擇風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)的消極影響，提升積極的影響。

通常我們把風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略分成兩類：

(1) 威脅的應(yīng)對(duì)策略。

以下幾個(gè)策略從不同角度來(lái)應(yīng)對(duì)威脅，各有利弊。

○ 規(guī)避的策略，它根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的原因想辦法應(yīng)對(duì)。

○ 降低的策略，它從風(fēng)險(xiǎn)事件出發(fā)，分析如何降低風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率或降低風(fēng)險(xiǎn)事件造成的消極影響。

○ 后備和應(yīng)急計(jì)劃的策略，它從風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果出發(fā)，重在提前準(zhǔn)備好風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生后的應(yīng)對(duì)手段。

○ 轉(zhuǎn)移的策略，它從風(fēng)險(xiǎn)結(jié)果出發(fā)，重在把風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的影響轉(zhuǎn)嫁到其他利益相關(guān)方身上。轉(zhuǎn)移的標(biāo)準(zhǔn)做法通常有兩種：一種是買保險(xiǎn)，也叫保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移;另一種是合同轉(zhuǎn)移。

○ 接受的策略，顧名思義，就是沒(méi)有什么具體的應(yīng)對(duì)措施了。當(dāng)我們?cè)u(píng)估風(fēng)險(xiǎn)之后，認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)影響不大的時(shí)候，是可以考慮接受的。

○ 共享的策略，也是從風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果出發(fā)。如果某個(gè)風(fēng)險(xiǎn)由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獨(dú)自應(yīng)對(duì)比較困難，可以考慮拉著其他項(xiàng)目外部利益相關(guān)方共同應(yīng)對(duì)。

(2) 機(jī)會(huì)的應(yīng)對(duì)策略。

機(jī)會(huì)是對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)有積極影響的不確定性，在項(xiàng)目中時(shí)常會(huì)碰到，如果處理得當(dāng)，有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更快、更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，甚至擴(kuò)大收益或增加額外的收益。

○ 利用的策略。當(dāng)在項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)一個(gè)有積極影響的不確定性時(shí)，大多數(shù)人會(huì)愿意抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，盡量把這個(gè)不確定的機(jī)會(huì)變成確定的收益，這就是我們所說(shuō)的利用。

○ 強(qiáng)化的策略。當(dāng)發(fā)現(xiàn)外包方這件事是一個(gè)有可能降低成本的機(jī)會(huì)的時(shí)候，也可以考慮如何擴(kuò)大這個(gè)機(jī)會(huì)的收益。

○ 拒絕的策略。有時(shí)候，雖然可以看到對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)有利的機(jī)會(huì)，但是鑒于種種原因，可能會(huì)放棄這個(gè)機(jī)會(huì)，這就是拒絕。拒絕的背后，很多時(shí)候是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)考慮了項(xiàng)目整體的機(jī)會(huì)成本，平衡了投入、收益、風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)成本等不同因素后綜合的結(jié)果。

○ 共享的策略。機(jī)會(huì)也是可以和他人共享的。

2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)行動(dòng)的選擇和計(jì)劃

通常，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在分析和思考風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的時(shí)候，應(yīng)該本著全方位思考或系統(tǒng)化思考的原則，把所有可能的應(yīng)對(duì)策略都考慮到，然后比較不同應(yīng)對(duì)策略之間的優(yōu)缺點(diǎn)，最終挑選一個(gè)或幾個(gè)最適合的應(yīng)對(duì)策略并制訂實(shí)施計(jì)劃。

在比較和選擇應(yīng)對(duì)策略時(shí)，通常應(yīng)從以下幾個(gè)角度來(lái)考慮：

○ 對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的影響;

○ 對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)價(jià)值的影響;

○ 是否會(huì)造成新的風(fēng)險(xiǎn);

○ 投入與收益的性價(jià)比。

04

風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施

1.授權(quán)

每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)行動(dòng)都必須落實(shí)到人，而且必須至少落實(shí)到兩個(gè)角色身上：一個(gè)角色叫風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人，通常是手握資源和權(quán)利的領(lǐng)導(dǎo);另一個(gè)角色叫風(fēng)險(xiǎn)執(zhí)行人，通常是一個(gè)職級(jí)不高但是有足夠的時(shí)間和精力實(shí)施應(yīng)對(duì)措施的項(xiàng)目成員。

需要注意的是，針對(duì)同一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，負(fù)責(zé)人和執(zhí)行人最好不是同一個(gè)人，因?yàn)樨?fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提供所需資源、做決策并監(jiān)督執(zhí)行人實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，而監(jiān)督和被監(jiān)督這兩個(gè)角色不應(yīng)該被集成到同一個(gè)人身上，否則會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

經(jīng)驗(yàn)證明，只有把風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃落實(shí)到一個(gè)有資源、有權(quán)利的領(lǐng)導(dǎo)加上一個(gè)有時(shí)間干活的項(xiàng)目成員身上時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃才更容易落地。

2.監(jiān)督

項(xiàng)目經(jīng)理需要在實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的過(guò)程中，監(jiān)督應(yīng)對(duì)行動(dòng)落實(shí)的效果。通常，項(xiàng)目經(jīng)理需要重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：

應(yīng)對(duì)行動(dòng)是不是被執(zhí)行了

執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)行動(dòng)之后是不是有效果

在執(zhí)行應(yīng)對(duì)行動(dòng)的過(guò)程中是不是造成了新的風(fēng)險(xiǎn)。

3.控制

如果項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)計(jì)劃的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)行動(dòng)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果，就需要盡快采取糾正行動(dòng)。

05

溝通

在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的整個(gè)生命周期過(guò)程中，在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與項(xiàng)目外部的利益相關(guān)方之間建立及時(shí)、有效的溝通機(jī)制是至關(guān)重要的。常見(jiàn)的溝通方式可以包括但不限于定期的風(fēng)險(xiǎn)管理會(huì)議、定期更新的風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)郵件、定期風(fēng)險(xiǎn)管理新聞稿、定期的風(fēng)險(xiǎn)檢查、一對(duì)一的關(guān)鍵利益相關(guān)方匯報(bào)和溝通等。

作為合格的項(xiàng)目經(jīng)理，在接到項(xiàng)目任務(wù)的那一刻起，就應(yīng)開(kāi)始策劃建立項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制;在項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施交付階段前，一定要確保項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制已經(jīng)就位。

在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，始終通過(guò)有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制識(shí)別、評(píng)估和控制項(xiàng)目中的各種不確定性，努力把項(xiàng)目過(guò)程中的不確定變?yōu)榇_定，減少項(xiàng)目中的意外事件。

努力做到通過(guò)事前預(yù)防替代事后救火，減少不確定造成的消極影響，擴(kuò)大不確定造成的積極影響，確保項(xiàng)目成功。風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目經(jīng)理修煉的終極目標(biāo)，也是項(xiàng)目管理中最難的環(huán)節(jié)。