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機(jī)電安裝專業(yè)分包工程商務(wù)策劃

1. 工程概況

本項目為EPC工程

1.根據(jù)合同和施工圖預(yù)算編制審核內(nèi)容，我司施工范圍暫為訓(xùn)練館及配套服務(wù)用房及地下室1-23軸價1-A2’軸為界的東區(qū)，主要施工內(nèi)容為電氣(包括變配電系統(tǒng))、暖通、空調(diào)水、給排水、消防水及電氣火災(zāi)報警等。

2. 現(xiàn)已完成現(xiàn)場施工圖工程量的核對工作，目前初步工程預(yù)算總金額為8522萬元。工程量預(yù)算中已根據(jù)總承包合同除材料設(shè)備外下浮，另需根據(jù)分包合同向發(fā)包人優(yōu)惠下?。ň唧w詳見分包合同第7頁）。

二、策劃

根據(jù)EPC工程特點：邊設(shè)計、邊采購、邊施工，主要是過程控制，商務(wù)策劃為以下幾個方面。

1、設(shè)計變更（含圖紙整換版的清標(biāo)）及函件處理流程

外來函件辦理流程

1、項目部外來函件包括但不限于甲方、總包、監(jiān)理、設(shè)計單位等發(fā)出的函件。

2、接收及傳遞流程

2.1接收及傳遞

1）所有外部函件必須經(jīng)總包轉(zhuǎn)發(fā)，項目部指定資料員接收外部函件，及時進(jìn)行登記、編號、存檔、建臺賬。

2）資料員收到外來函件后，應(yīng)立即辦理文件處理單傳遞給項目經(jīng)理批示。批示的內(nèi)容包括此函件需傳遞的人員、時間、處理意見等。若涉及重大設(shè)計變更時，項目經(jīng)理應(yīng)立即組織商務(wù)經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、材料采購等相關(guān)人員商議處理。

3）資料員依據(jù)項目經(jīng)理的批示內(nèi)容，將函件復(fù)印件傳遞給相關(guān)人員，并形成簽收記錄。

4）若項目商務(wù)人員不在項目部，項目部指定相應(yīng)人為函件暫定接收人，此時則可由暫定接收人采取拍照或掃描以QQ、微信、郵件的方式傳遞給商務(wù)人員，同時留存一份復(fù)印件給商務(wù)人員。項目商務(wù)人員接收后應(yīng)單獨建立函件（所有函件，包括會議記錄、指令、罰款等）臺賬，并定期（如一個月）清點、核對函件臺賬。

2.2商務(wù)函件預(yù)算的處理流程

1）函件的有效性確認(rèn)。

商務(wù)人員接收所有函件之日起7日內(nèi)傳遞到公司市場部商務(wù)辦公室，由商務(wù)辦公室甄別函件的有效性（如甲方簽章是否齊全、函件能否作為結(jié)算依據(jù)等），有效函件或需要做預(yù)算的函件組織變更預(yù)算編制。若函件為無效函件，及時將意見反饋至項目部，由項目部相關(guān)人員跟蹤完善，同時由市場部商務(wù)辦公室傳遞工程部。

2）若甲方或總包以口頭的形式發(fā)出施工指令，項目部應(yīng)在48小時內(nèi)找甲方或總包補(bǔ)發(fā)書面指令，或者形成書面函件找甲方或總包簽字確認(rèn)。

3）函件價格的形成

公司商務(wù)辦公室收到有效函件后組織變更預(yù)算編制，并在規(guī)定時間內(nèi)將完成的變更預(yù)算編制返回給項目部，由項目部報送總包商務(wù)。商務(wù)辦公室對形成的函件預(yù)算結(jié)果負(fù)責(zé)。

4）函件價格審定

項目商務(wù)人員按照總包的要求組織函件預(yù)算對外的審定工作。

項目部發(fā)函辦理流程

1、函件的編制及審核

1）因為我方原因發(fā)起的變更，不能作為增加費用的依據(jù)，現(xiàn)場應(yīng)杜絕此類事件發(fā)生；

2）因外部原因（如施工圖紙，設(shè)計變更之間發(fā)生矛盾沖突，或者新收到的外部函件與我方已經(jīng)施工的項目沖突），應(yīng)及時向總包發(fā)函。

3）因外部原因（如與總包或其他分包發(fā)生作業(yè)面沖突，或者造成我方施工成果被損壞），應(yīng)及時與相關(guān)方交涉，并經(jīng)項目經(jīng)理同意向總包發(fā)函。

4）函件由各專業(yè)施工員提出草案、技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審并給出意見和建議，由商務(wù)人員形成最終函件，經(jīng)項目經(jīng)理確認(rèn)后向總包發(fā)函。

2、函件的傳遞及催辦

函件統(tǒng)一由資料員對外傳遞，商務(wù)經(jīng)理應(yīng)協(xié)助、配合項目人員跟蹤、督促函件的辦理，掌握函件回復(fù)的結(jié)果。

3、回復(fù)函件的接收及處理方式按照外部函件辦理流程執(zhí)行。

公司內(nèi)部程序的辦理

按公司材料管理規(guī)定4.1.2.2變更流程執(zhí)行。

2、進(jìn)度申報流程

2.1.1各專業(yè)施工員于每月19日之前將本月完成的實際工程量計算匯總，交給項目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核。

2.1.2 技術(shù)負(fù)責(zé)人將審核完成后的各專業(yè)實際工程量，傳項目商務(wù)人員審核并匯總上機(jī)，并形成每月的實際工程進(jìn)度預(yù)算（也就是每月對內(nèi)進(jìn)度），以及每月對應(yīng)的勞務(wù)費。

2.13 項目商務(wù)人員將形成好的實際進(jìn)度預(yù)算呈報給項目經(jīng)理，項目經(jīng)理根據(jù)現(xiàn)場實際情況等因素，提出調(diào)整（增加）的內(nèi)容，形成對外形象進(jìn)度預(yù)算。

2.14 項目商務(wù)人員將完成好的的對外預(yù)算與每月10日之前根據(jù)分包合同要求上報給總包單位，同時將申報的進(jìn)度金額傳市場部商務(wù)辦公室。

2.15 項目商務(wù)人員配合完成審定的進(jìn)度預(yù)算，形成工作臺賬報告給項目經(jīng)理，并將審定進(jìn)度金額上報市場部商務(wù)辦公室一份。

2.16項目商務(wù)人員要跟進(jìn)進(jìn)度款支付，總包應(yīng)在收到業(yè)主相應(yīng)進(jìn)度款后1個月內(nèi)支付。

2.17市場部商務(wù)辦公室不定期的對項目商務(wù)人員的進(jìn)度資料進(jìn)行檢查及考核。

3、工程結(jié)算實施流程

3.1.項目商務(wù)人員從工程開始收集關(guān)于商務(wù)相關(guān)信息：

①工程開工時間及合同工期。

②工程相關(guān)圖紙及變更版本。

③清標(biāo)的時間、結(jié)果及相關(guān)的具體要求

④圖紙會審、設(shè)計變更及與商務(wù)有關(guān)的會議記錄等資料。

3.2項目商務(wù)人員將每次收到的商務(wù)相關(guān)資料傳遞到市場商務(wù)辦公室。商務(wù)辦公室在工程過程中定期與項目部核對相關(guān)資料的收集整理情況。

3.3當(dāng)工程進(jìn)試壓調(diào)試階段時，市場部商務(wù)辦公室開始著手結(jié)算工作組織，并收集關(guān)于完工結(jié)算的相關(guān)信息：

①總包或業(yè)主方面工程結(jié)算的開始時間、工作流程及其時間安排等信息；

②與總包確定結(jié)算圖紙版本，結(jié)算形式（施工圖加設(shè)計變更或竣工圖紙等）及報送方式（先僅提供軟件版、或電子版資料、或全套紙版資料）;

③核對過程中收集的資料，對已被正式版替換的過程版標(biāo)注作廢并隔離，對仍是過程版的函件應(yīng)督促技術(shù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)施工員落實；

④貴州省及貴陽市相關(guān)政策性文件;

3.4策劃會的組織

由市場部組織進(jìn)行。策劃內(nèi)容包括：

①結(jié)算的時間安排；

②結(jié)算工作的主責(zé)和分工；

③結(jié)算的準(zhǔn)備、編制、審核；

④結(jié)算談判原則；

⑤其他。

3.5市場部商務(wù)辦公室將收集和整理的結(jié)算相關(guān)資料，傳遞到市場部投標(biāo)辦公室進(jìn)行結(jié)算相關(guān)的基礎(chǔ)版預(yù)算編輯。

3.6市場部商務(wù)辦公室將形成的基礎(chǔ)結(jié)算進(jìn)行審核，并檢查工程結(jié)算書是否存在錯項和遺漏，并及時修改。

3.7由市場部商務(wù)辦公室提前通知和組織項目部、市場部等相關(guān)部門、人員根據(jù)工程結(jié)算相關(guān)信息，對送出結(jié)算進(jìn)行討論和調(diào)整。

3.8市場部商務(wù)辦公室根據(jù)工程策劃的方案，及合同的要求組織項目商務(wù)人員完成結(jié)算送審資料的編輯并完成送審工作。

3.8市場部商務(wù)辦公室及項目部應(yīng)跟蹤配合審計工作的開展，做好工程結(jié)算審核的配合工作，直至工程結(jié)算審核完畢并按合同收到工程款。

4、注意事項

4.1關(guān)于函件變更的注意事項

4.1.1由于本工程為EPC工程的特點，故在總包合同中業(yè)主將變更的范圍和內(nèi)容已有明確了的要求，具體詳見總包合同范圍中第13條“變更和合同價格調(diào)整”（總包合同第49~51頁）。

此部分需注意在我方提出變更函件建議時不要將因承包人的設(shè)計失誤、缺陷等的變更提出，合同明確此部分的內(nèi)容不屬于變更內(nèi)容。而是將此部分內(nèi)容與設(shè)計院溝通在過程深化施工圖中處理。

4.1.2由于合同規(guī)定在投資限價范圍內(nèi)采取據(jù)實結(jié)算的原則，在過程中變更的內(nèi)容中對于技術(shù)和材料采購方面的造成較大經(jīng)濟(jì)的變更需慎重，對于此類變更市場部商務(wù)辦公室及項目部需結(jié)合采購部對此類變更進(jìn)行分析后，并提出有效的意見后方可執(zhí)行。

4.1.3項目商務(wù)人員收到設(shè)計變更單后應(yīng)及時反饋是否存在工程拆除或原材料設(shè)備已經(jīng)采購而后續(xù)工程不能使用，如有需要應(yīng)及時辦理相關(guān)簽證，必要時組織業(yè)主、監(jiān)理、總包現(xiàn)場見證并形成正式記錄（具體工作流程見總包合同中函件辦理）；

4.1.4合同范圍內(nèi)變更、簽證價款的確定按總包合同約定執(zhí)行。分包合同范圍內(nèi)的變更、簽證費用經(jīng)發(fā)包人審核確認(rèn)后，按合同約定計價方式下浮后計入分包人結(jié)算價款中；

4.1.5如有分包合同外簽證辦理的范圍及費用確認(rèn)，（詳見分包合同第12條分包合同變更），注意10萬元以內(nèi)的變更簽證也要與總包簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

4.1.6因變更程序合同中有辦理時間要求。如遇到圖紙換版等重大變更時，項目部需及時與發(fā)包人和承包人進(jìn)行溝通，避免因預(yù)算編制時間較長，而造成沒在規(guī)定時間內(nèi)完成變更手續(xù)“視為該項變更不涉及合同價格調(diào)整和竣工日期延長，發(fā)包人不再承擔(dān)此項變更的任何費用及竣工日期延長的責(zé)任。”

4.1.7應(yīng)合同文件要求及時辦理新增材料（設(shè)備）的定價（或限價），市場部商務(wù)辦公室及項目部需參與采購供應(yīng)部對材料和設(shè)備的品牌、參數(shù)、價格等變更的策劃，并制定變更路徑及措施方法。

4.1.8所有涉及到變更的資料（包括圖紙會審，變更、簽證等）需提交市場部商務(wù)辦公室解決，市場部商務(wù)辦公室對函件完成的結(jié)果負(fù)責(zé)。

4.1.9市場部商務(wù)辦公室對項目商務(wù)人員形成函件變更資料的歸口管理進(jìn)行考核。

4.2關(guān)于進(jìn)度申報的注意事項

4.2.1項目商務(wù)人員在項目經(jīng)理做好業(yè)主商務(wù)工作的情況下盡量往前進(jìn)行工程進(jìn)度申報，從而便于工程款的收取，減輕項目資金壓力。

4.2.2每月在進(jìn)度預(yù)算編輯時須核查是否已根據(jù)發(fā)改批復(fù)的初步設(shè)計概算或其他投資控制文件補(bǔ)充協(xié)議調(diào)整本簽約合同價及施工、設(shè)計、施工圖預(yù)算編制相關(guān)簽約價。

4.2.3當(dāng)函件變更工作程序完成后，應(yīng)將函件變更審定預(yù)算計入到當(dāng)月的進(jìn)度申報中。

4.2.4根據(jù)合同要求，在進(jìn)度款編制過程中須根據(jù)總包合同的要求計取相應(yīng)的中標(biāo)下浮率。

4.3關(guān)于結(jié)算工作注意事項

4.3.1報送甲方的工程結(jié)算書根據(jù)合同、定額、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證等能夠計算的工程量和工程造價全部計入并適當(dāng)加大工程量，給業(yè)主審核留有余地。其次，市場部商務(wù)辦公室要吃透貴州定額和當(dāng)?shù)氐恼呶募环胚^每一個可以計算的地方。 4.3.2 項目經(jīng)理和公司同業(yè)主做好核對的相關(guān)商務(wù)溝通，盡量減少審減額。

4.3.3現(xiàn)場商務(wù)人員在施工過程中要收集施工時因現(xiàn)場因素造成的與圖紙不相符的位置資料。將增加部分的情況協(xié)助施工員及時反饋到施工圖紙上，商務(wù)人員對變化部分進(jìn)行記錄并留好依據(jù)。

5.資金和材料

項目部商務(wù)人員按財務(wù)部和采購供應(yīng)部的資金和材料策劃的內(nèi)容配合執(zhí)行