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文：王智遠 | ID:Z201440

前幾天，我錄制一個視頻。

視頻里，我展示如何使用Kimi Chat等人工智能工具來制作PPT。發(fā)布后，一些朋友嘗試工具，并給出了反饋。

他們中有些人覺得工具不好用，認為生成效果呆板。

我心想，人工智能已經(jīng)能夠一鍵生成包含幾十頁文本的PPT，并且還提供多種版面和自定義顏色的選擇。難道這樣還不夠方便嗎？

經(jīng)過一番調(diào)研，我發(fā)現(xiàn)，他們真正的期待是：

只要給出一個工作場景的主題，AI就能一鍵生成完整的文本和演示稿，他們還希望AI能夠理解提供的文案和視覺要求。

回顧思考之后，我意識到，大家對于AI制作PPT認知存在一些偏差。哪些偏差呢？

01

第一點，AI創(chuàng)意能力很強，它能從文本生成、排版布局到調(diào)性設(shè)計；但是，人們希望AI像人一樣，擁有超越自我的理解能力，這不太現(xiàn)實。

比如：

領(lǐng)導讓我根據(jù)客戶需求設(shè)計PPT。AI雖然能提供多種設(shè)計方案，但它的創(chuàng)意是基于算法、已有數(shù)據(jù)完成的，它無法真正理解一個人的需求。

如果你不給AI品牌故事，它就不理解背景是什么。AI也無法像設(shè)計師那樣，從品牌歷史、文化、價值觀中找到靈感；所以，AI創(chuàng)造力需要經(jīng)過訓練，或者說，先給它資料讓它學習后再提取。

第二點，復雜任務的處理。

用“一口吃個胖子”來形容初級使用AI的人，很合適。一個人做PPT要經(jīng)過很多步驟：結(jié)構(gòu)設(shè)計、文案提取、主題風格定調(diào)、排版布局，最后完成所有。

這每一個環(huán)節(jié)都要時間。我們總想著AI能一下搞定，這種想法不現(xiàn)實；AI也要你給它投喂數(shù)據(jù)，它每接到一個任務，就像初學者學自行車一樣，多試幾次，才會熟練。

第三點，AI對細節(jié)把控不精準。當我聽到這個問題時，差點哭暈在廁所。換個角度想想：為什么AI在細節(jié)上把控不精準呢？

AI學習模式有三種：監(jiān)督學習（Supervised Learning）、無監(jiān)督學習（Unsupervised Learning）和強化學習（Reinforcement Learning）。

這就像我們學習一樣。監(jiān)督學習是老師指導學生，通過大量練習和反饋，幫助學生找到正確答案。

無監(jiān)督學習是自己探索，通過觀察和分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的規(guī)律。強化學習是從實踐中來，到實踐中去，看看哪些能帶來好的結(jié)果。

如果你沒有監(jiān)督AI，或者沒有給它足夠的數(shù)據(jù)，就別談它把控不準確了。它能做出來就不錯了；還有諸多有趣的問題，我不一一列舉。

你知道嗎，幻燈片已經(jīng)有40年的歷史了。

自從1984年P(guān)PT被發(fā)明以來，無論是打工人、學生、家長、公務員、企業(yè)家還是科學家，大家都得熬夜做PPT，總是在截止日期前趕工，可以說，全社會都受夠了PPT的苦。

就連PPT發(fā)明者羅伯特·加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲說：“確實有很多人在PPT上浪費時間，就像在其他事情上浪費時間一樣。”

但大家好像忘了，PPT最初是為了讓我們擺脫枯燥的文檔，讓信息展示更生動、更互動而誕生的?，F(xiàn)在有了AI的幫助，這一點更是得到了加強。

02‍

那么，曾經(jīng)屠龍勇士是怎么變成惡龍的？AI又是如何治療PPT“耗時、難制作”的問題？要回答這一切，得先從PPT的制作過程說起。

通常，PPT制作分為5個環(huán)節(jié)：

1）確認主題、目標受眾和演示目的

2）編寫PPT的大綱和內(nèi)容結(jié)構(gòu)以及每頁細節(jié)

3）制作PPT

4）美化和調(diào)整PPT

5）交付，演講

目前，AI不能取代第1步和第5步，但第2步到第4步，AI可以幫忙完成。

在開始講這五個步驟之前，提醒一下：接到“做PPT”的任務時，不要急著動手。正確的做法是，按照流程，一步一步來。不然，最終要在2-4之間反復橫跳，這是所謂的卡點部分。

確定PPT的主題、目標觀眾和演示目的，其實并不難。

簡單來說，就是要知道：誰來看？他們想看到什么？你又想展示什么？只要把這三個問題弄明白，PPT的內(nèi)容就有了大概的方向。

舉個例子：

領(lǐng)導對你說：“小王，你去給客戶介紹一下AI客服產(chǎn)品。”在這種情況下，我們可以首先在Word文檔上梳理一下：

目的：介紹產(chǎn)品

受眾：潛在的客戶

背景：客戶是一家電商公司

訴求：客戶對AI客服感到好奇

關(guān)注點：AI如何降本增效

這樣一來，思路就清晰了。那么，接下來，就可以開始寫主題。

比如：“AI智能客服如何助力電商降本增效。”如果不會寫，就做填空題，把上述填好給AI，告訴它：你是一名PPT大師，現(xiàn)在要為我的訴求，做PPT主題的提煉。

當它給出答案，你再修正。這樣，第一頁就搞定了。

制作PPT大綱和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，也不復雜，而且，這個過程比寫文案要簡單多了。

為什么呢？因為PPT結(jié)構(gòu)像魚骨架一樣，是列出一個框架，不用逐字逐句地寫出來，只要確定每個部分的主要點，圍繞這些點來展開內(nèi)容就行。

所以，PPT結(jié)構(gòu)本質(zhì)上是用簡潔的“子彈點”來概述觀點，再用圖表和圖片來輔助說明，就這么簡單。

讓我們想象一下，一個魚骨是什么樣子？

是不是先有一個主題作為脊柱，然后，接下來有背景介紹（客戶訴求介紹）、公司介紹、產(chǎn)品介紹、解決方案、客戶見證，最后是結(jié)尾？這六個部分，就構(gòu)成魚骨的中間部分。

客戶訴求之所以放前面，是因為演講時，沒有人喜歡上來就聽一個人講一堆關(guān)于你們產(chǎn)品的東西。

美國哈佛大學教授凱斯·桑斯坦（Cass R. Sunstein）說過一句話，意思是：用戶只關(guān)注和他們有關(guān)的信息。

03‍

問題來了：怎么讓AI幫忙做PPT第二部分？這部分包括客戶的需求、公司的介紹、產(chǎn)品的特點、我們提供的解決方案，還有客戶的好評。

具體來說，當談到第二部分，其實在說兩件事：

第一，手頭有一些基本的資料，資料不全，需要整理一下后放到PPT里，讓它們看起來有個清晰的結(jié)構(gòu)；第二，什么都沒有，要從頭開始，一步步地寫和提煉出內(nèi)容。

先說第一方面，我的常規(guī)做法是，讓它分步驟學習。

比如說：

我會用Kimi打開一個新的聊天窗口，上傳一些關(guān)于公司介紹的PDF、Word文檔和PPT文件。上傳完，我會告訴AI：

“你是一位PPT大師，先學習這些資料。學習完，我要你幫我提煉出公司介紹部分，用在新的PPT里。大概要3頁內(nèi)容，最好把框架和內(nèi)容都準備好給我。”

這樣，AI就可以開始工作了。為了方便，我會把AI提供的內(nèi)容先復制出來，放在一個協(xié)同文檔里。我們不用急著確定每個部分，因為還在梳理整個結(jié)構(gòu)。

另外，如果你要數(shù)據(jù)，AI也能幫忙。它可以幫你制作表格、進行網(wǎng)上查詢、分析財報，或者引用信息等等。這些都沒問題。

對于，數(shù)據(jù)表達是門藝術(shù)。對于展示者來說，它是一種技能；對于觀眾來說，它是一種警覺。

想想看：如果一個手機性能的市場調(diào)查顯示“性能提高了30%”，但并不意味著每個方面都提高了30%。實際上，這可能意味著：

• 有些功能變快了‍

• 有些功能變慢了‍

• 還有些功能根本沒變化‍

所以，做數(shù)據(jù)時最好挖掘下，具體到30%在哪方面。

再聊聊第二種情況：手頭沒有資料，該怎么做PPT呢？我的做法是這樣的：去搜。實際上，每頁PPT的標題都應該是一個小結(jié)論。我要針對每個標題，把結(jié)論展開來說明。

比如：

用「市場數(shù)據(jù)」「客戶情況」來支撐我的觀點。這些信息，通常在網(wǎng)上或者公司里都能找到。真正厲害的人會直接給出結(jié)論。

以「解決方案」為例：

你可以直接寫上：“電商圈里70%的頭部客戶都在使用我們的產(chǎn)品。”如果對方有時間，他們會看看詳細的表格、圖表。如果時間緊迫，至少能記住這個結(jié)論，這樣一來，信息傳達得既快速又有效。

其他頁面的做法也一樣，至于到底哪頁要用數(shù)據(jù)、哪頁要用圖表，可以根據(jù)實際情況定。整個邏輯下來，PPT框架、細節(jié)都有了。

該怎么用AI做PPT呢？現(xiàn)在，市面有很多AI可以幫助我們做PPT，使用方法大致相同：

一，確定一個主題和大綱。通過之前的討論，我們已經(jīng)知道了主題和大綱是什么；如果你還沒有自己的大綱，可以把整理好的文檔給AI，讓它幫你生成一個。

二，在AI-PPT軟件中，選擇一個模板。有的軟件允許你上傳公司的logo，選擇你喜歡的顏色。

三，一鍵生成。很快，幾乎是一秒鐘一張，整個PPT就完成了；想想看，如果是以前，光是新建一個空白的PPT，可能都要花上好幾分鐘。

你會發(fā)現(xiàn)，一開始就把大綱和內(nèi)容確定好，之后微調(diào)會變得非常簡單；即使有些素材不喜歡，或者文案要修改，這些調(diào)整也都不難處理，更何況，現(xiàn)在AI PPT工具還能對文案提出建議。

換句話說，如果覺得某段文字寫得不夠好，又不確定怎么改，可以直接告訴PPT你的想法。

比如：你希望這段文字更加吸引人，或者更簡潔明了。AI會根據(jù)你的要求，幫你改寫這段文案；這樣，制作PPT的過程就變得更輕松和高效了。

那么，用AI做PPT時，應該選哪種字體呢？

很多PPT的書籍都推薦使用“思源黑體”，這種字體在演示時看起來效果很好，因為它的字形立體，容易辨認。

如果PPT不是用來講的，而是要打印出來給領(lǐng)導看，可以用楷體。很多咨詢公司做PPT時就喜歡用楷體，它看起來既優(yōu)雅，又容易閱讀。

所以，用AI做PPT輕松好多，你覺的難，難在工作流上。

04‍

這里還有一些額外心得分享給你：如果PPT內(nèi)容超過15頁，要加一個摘要頁。

記住，聽眾通常沒有時間仔細看你寫的每一個字，所以我們的任務是提煉和總結(jié)，讓對方能迅速抓住重點。

如果PPT內(nèi)容25頁以上，要建立一個導航系統(tǒng)。什么是導航系統(tǒng)？

簡單講，先給觀眾一個概覽，告訴他們，PPT里有哪幾部分，每部分要講什么？不然，到了中間，聽著容易云里霧里。

我們得注意，PPT是給別人看的，所以炫酷還是簡單，要看受眾是誰。

比如說：

對于大佬們，他們時間很寶貴，不會在意PPT做得好不好看；我參加過一個大會，有個老板上臺演講，他的PPT只有20頁，每頁都很簡單，只有結(jié)論和支持結(jié)論的數(shù)據(jù)，但大家都記得很清楚。

當然，也有老板比較重視UI，他們認為拿出去是面子，這就另當別論了。

對于年輕人群體，PPT炫酷、美觀權(quán)重會大一些，因為，演講時即便表現(xiàn)不好，別人也會因為幾個畫面記住你。

PPT最后不要總放一個thanks，你可以試試把整個PPT的每段結(jié)論放進去，幫大家復習一下，這樣會加深記憶，尤其是一些你認為重要的觀點。

還有，到底要不要準備逐字稿呢？最好準備一份。

特別是當你要去一個不熟悉的地方做匯報時，我們很容易高估自己的記憶力和應變能力。

記得有一次，我參加了一個沙龍，有位朋友準備了PPT，一開始人不多，后來人越來越多，他就開始緊張了，最后甚至緊張到說話都結(jié)結(jié)巴巴。

有些大佬演講都要準備逐字稿，更何況我們？逐字稿是一種潛在的安全感，寫逐字稿本身也是一種排練，相信我，這樣做會讓你更有信心。

值得一提的是，如果要把PPT發(fā)給別人，最好導出一個PDF壓縮版；這樣做的好處，不管在電腦上看，還是通過微信分享，文件格式、排版都能保持原樣。

有時，因為對方軟件的不兼容，直接發(fā)送PPT文件會排版錯亂、格式丟失，不僅影響信息傳達，還給人留下不專業(yè)的印象。

以上15個小要點，再用關(guān)鍵詞重復下。三個認知：AI創(chuàng)意能力很強，AI能處理復雜任務，AI對細節(jié)把控也不錯，但都要靠你來培養(yǎng)。

PPT的制作：明確主題，回答他們想看到什么？你又想展示什么？；結(jié)構(gòu)像魚骨一樣，要清晰；細節(jié)用現(xiàn)有資料，或者上網(wǎng)搜；每一頁PPT都應該是一個清晰的結(jié)論，并用數(shù)據(jù)、證據(jù)來支持。

用AI來幫忙：讓AI根據(jù)已有的內(nèi)容生成大綱，然后制作成PPT；視覺簡要還是炫酷，取決于對方；PPT內(nèi)容過多，最好建立一套導航；最后不要總放一個thanks；文字用思源黑體或楷體。

別忘了，為了演講更流暢，最好準備一個逐字稿；給別人發(fā)送PPT時，用PDF格式，這樣不管在哪里打開，格式都不會亂。

總結(jié)

做PPT，是細心工作。

你無法完全復制一切，剩下實操部分，就要刻意練習；畢竟每一個人都有一套自己與AI協(xié)同的方法。