工作流，指業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化，它主要解決的主要問題是：為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)在多個(gè)參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)，流程搭建線上化也是大勢所趨。接下來，本文作者對自助搭建工作流的流程引擎進(jìn)行了梳理詳解。

工作流在企業(yè)中承擔(dān)著“生命血液”的作用，讓所有流程按部就班地創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、完成，是辦公線上化的重要功能。

流程引擎的作用即用戶可自主搭建表單、配置/發(fā)布流程審批節(jié)點(diǎn)，不需要開發(fā)參與，或給開發(fā)提供高級功能，能快速搭建復(fù)雜表單，生成用戶可使用的表單與工作流，不需要從頭開發(fā)，從而達(dá)到快速上線新流程、流程功能/風(fēng)格/配置統(tǒng)一的目的。

各大辦公協(xié)作平臺都有自己的流程引擎來配置工作流，如釘釘、飛書、企業(yè)微信的審批后臺，也有專門做好工作流一件事的平臺，比如輕流。通過體驗(yàn)、梳理這幾個(gè)平臺的相關(guān)功能，以及為自己公司設(shè)計(jì)了一版流程中心后，對工作流的特性、重點(diǎn)逐漸清晰。

一、流程中心總體架構(gòu)

流程中心主要作用可分為前后端功能：

• 后臺配置——流程引擎：在工作流配置中，一個(gè)流程需要有基礎(chǔ)信息、表單、審批流，來創(chuàng)造一個(gè)完整的審批表單，同時(shí)根據(jù)需要，提供一些高級功能設(shè)置。

• 前臺處理——審批單據(jù)：一條流程發(fā)布后，審批流節(jié)點(diǎn)上的人員將會看到表單，然后根據(jù)在審批流上配置的權(quán)限對單據(jù)進(jìn)行同意、不同意、提交、轉(zhuǎn)派等處理，實(shí)現(xiàn)真實(shí)流程流轉(zhuǎn)。

二、流程引擎

根據(jù)前文，流程引擎的主要內(nèi)容有基礎(chǔ)信息、表單設(shè)計(jì)、審批流設(shè)計(jì)、以及提高能力的更多設(shè)置。

1. 基礎(chǔ)信息

• 流程名稱：即用戶在使用時(shí)，看見并能創(chuàng)建的流程名；

• 可見/可用權(quán)限：配置哪些人及部門可以看到流程入口，配置哪些人及部門可以看見且可使用此流程，注意具體的流程實(shí)例是否可見是由審批流節(jié)點(diǎn)決定的；

• 流程管理員：流程在后臺對其可見，且可對流程進(jìn)行修改、發(fā)布、啟用停用、刪除等操作。

還有一種比較特殊的角色，比如流程負(fù)責(zé)人，也許不會在后臺修改流程，但需要能看到所有人發(fā)起的所有流程實(shí)例從而進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，此時(shí)可提供配置字段“可查看全部流程”來配置相關(guān)人員。

2. 表單設(shè)計(jì)

1）表單搭建

表單模塊往往采用拖拉拽的形式，讓用戶選擇需要的組件拖拽到畫布中組成表單，至于拖拉拽的交互方式各個(gè)平臺大同小異，而且也比較簡單和成熟。

但提供的組件和其附有的功能能大大提升用戶在填寫表單時(shí)的體驗(yàn)，在維護(hù)表單組件時(shí)，就應(yīng)考慮到填寫表單時(shí)的驗(yàn)證、反饋、自動鍵盤等體驗(yàn)。

輕流組件示例

2）組件分類

表單組件首先可大致分為兩類：

1. 基礎(chǔ)組件：無數(shù)據(jù)傳輸，僅供填寫的組件，常見的有輸入、單選、多選、數(shù)字、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、電話、郵箱、圖片、附件等，注意要附帶相關(guān)格式驗(yàn)證、鍵盤在數(shù)字、字母、郵箱及其他可能數(shù)據(jù)下的自動切換。

2. 關(guān)聯(lián)組件：這是在基礎(chǔ)組件的基礎(chǔ)上，梳理出通用字段與數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)形成配置組件，可從系統(tǒng)獲取有組織性、正確性的數(shù)據(jù)，如部門、人員、定位，也可關(guān)聯(lián)已有字段自動獲取信息，比如關(guān)聯(lián)工號字段可帶出姓名、手機(jī)號、剩余假期等字段。

輕流組件示例

3）組件配置

每個(gè)組件在被選擇后，即為表單中的一個(gè)字段，字段由表頭、填寫區(qū)域組成，需要配置相應(yīng)的屬性：

a. 字段屬性

一個(gè)組件即表單中的一個(gè)字段，需要有字段名稱。

b. 填寫屬性

• 暗文：可用作指導(dǎo)用戶的簡單提示；

• 內(nèi)容填寫方式： 手動填寫，用戶使用鍵盤輸入；掃碼，可或僅能通過掃描二維碼/條碼輸入，常會在填寫區(qū)域上防止掃碼圖標(biāo)作為提示；關(guān)聯(lián)帶出，通過關(guān)聯(lián)到數(shù)據(jù)庫，再設(shè)定與前置字段的關(guān)聯(lián)公式，來自動帶出填寫內(nèi)容，之前介紹的關(guān)聯(lián)組件在此處即默認(rèn)幫用戶配置好了關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫。

c. 填寫限制

字?jǐn)?shù)限制、是否必填等。

d. 顯示邏輯

• 常在：字段默認(rèn)顯示；

• 條件顯示：某些字段是在觸發(fā)條件后才出現(xiàn)的，比如金額字段的填寫內(nèi)容大于1000時(shí)，才出現(xiàn)上傳憑證圖片的字段。

3. 流程設(shè)計(jì)

流程設(shè)計(jì)對普通用戶來說，大概是學(xué)習(xí)成本最大的一個(gè)模塊，主要是選擇審批人和審批方式的選項(xiàng)繁多，而且用詞專業(yè)性較高，所以在當(dāng)前的流程設(shè)計(jì)模塊中，大部分字段后都跟著說明，來告知用戶選擇后的審批效果。

在流程設(shè)計(jì)模塊中，首先通過可視化界面將流程架構(gòu)搭建出來，常有以下節(jié)點(diǎn)：發(fā)起人、審批人、辦理人、抄送、條件。

• 發(fā)起人：即可發(fā)起此流程實(shí)例的人，已有平臺中有的可在這配置范圍，此時(shí)可能與流程基礎(chǔ)信息中的可用權(quán)限重復(fù)，建議僅保留基礎(chǔ)信息處，因?yàn)楫?dāng)后期流程基本不變，但需要經(jīng)常維護(hù)可用范圍時(shí)，只需修改和發(fā)布基礎(chǔ)信息中的內(nèi)容，否則每次發(fā)布都會重新發(fā)布流程，可能導(dǎo)致不穩(wěn)定；

• 審批人：通常是只需要檢查內(nèi)容是否有問題、判斷流程是否流轉(zhuǎn)下去的決策者，在前端審批界面顯示的主要操作為同意、不同意；

• 辦理人：通常為需完成表單中任務(wù)后再繼續(xù)提交到下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，任務(wù)可為填寫/修改內(nèi)容、線下活動等，在前端審批界面顯示的主要操作為：提交；

• 抄送：指被通知查看表單的人員，只能查看表單，不可編輯；

• 條件：指同一條流程有多條分支，不同分支下可能有不同審批節(jié)點(diǎn)和審批人，根據(jù)條件判斷進(jìn)入哪條分支，而條件通常是表單頁的金額、數(shù)字、下拉框等字段，或部門小組等固有數(shù)據(jù)。

針對審批人、辦理人、抄送人節(jié)點(diǎn)，需要設(shè)置每個(gè)流程實(shí)例的真實(shí)節(jié)點(diǎn)人員，以及該節(jié)點(diǎn)的權(quán)限。

1）設(shè)置審批/辦理/抄送范圍

主要可分為以下四類：

a. 發(fā)起人自選

需要發(fā)起人在創(chuàng)建流程實(shí)例時(shí)就填寫該節(jié)點(diǎn)的審批人。

b. 指定成員

直接在流程引擎中選擇審批人，所有用戶創(chuàng)建的流程實(shí)例中節(jié)點(diǎn)審批人不會變化。

c. 角色

角色指一個(gè)人群的集合，通常有一個(gè)設(shè)置頁專門維護(hù)角色里的人員。

• 若在角色維護(hù)頁面中設(shè)置了每個(gè)人的負(fù)責(zé)范圍，就能達(dá)到條件分流的目的，如吳琪琪負(fù)責(zé)部門A，張三負(fù)責(zé)部門B，那么部門A成員提交的單據(jù)由吳琪琪審批，部門B提交的單據(jù)由張三審批。

• 若未設(shè)置每個(gè)人的負(fù)責(zé)范圍，通常這個(gè)節(jié)點(diǎn)由這個(gè)角色中的所有人同時(shí)審批。

d. 動態(tài)角色

動態(tài)角色也是一群人的集合，但不需要提供給用戶配置頁來維護(hù)角色中的人員，而是從系統(tǒng)抓取擁有這個(gè)角色的人，同時(shí)還會賦予審批條件流，通常需要開發(fā)來維護(hù)好供用戶選擇。

• 常用的動態(tài)角色會被直接放出來作為一個(gè)范圍選項(xiàng)，這屬于體驗(yàn)優(yōu)化，但根據(jù)屬性歸納都屬于動態(tài)角色，比如上級、部門負(fù)責(zé)人是存在于組織架構(gòu)中已有的角色，且綁定部門形成條件流，審批節(jié)點(diǎn)中帶出來的審批人會根據(jù)發(fā)起人的所屬組織變化，所以我們常見的流程引擎中可直接選擇上級、連續(xù)上級、部門負(fù)責(zé)人，這就是已維護(hù)好的動態(tài)角色；

• 動態(tài)角色與角色的差異主要在于不需要用戶手動維護(hù)角色中人員的負(fù)責(zé)范圍，動態(tài)角色在創(chuàng)建的時(shí)候往往就已經(jīng)綁定好了組織，取人時(shí)層級是組織-角色-人員，而角色是取人層級是角色-負(fù)責(zé)組織-人員；

• 如果是為明確的客戶或業(yè)務(wù)開發(fā)流程引擎，可以根據(jù)其需要提前維護(hù)更多的動態(tài)角色；

• 若需提供開發(fā)使用的高級版本，可直接給出動態(tài)角色的配置功能如下：

開發(fā)版流程中心設(shè)置動態(tài)角色

2）審批方式

審批方式常放在設(shè)置審批人之后，根據(jù)審批人數(shù)量決定是否顯示多人設(shè)置，當(dāng)多人審批時(shí)需選擇審批方式：

• 會簽（需所有審批人同意）

• 或簽（一名審批人同意即可）

• 依次審批（按順序一次審批）

飛書設(shè)置審批人

3）表單權(quán)限

每個(gè)節(jié)點(diǎn)可設(shè)置審批人對表單字段的查看/編輯權(quán)限。

釘釘設(shè)置表單權(quán)限

4）更多操作權(quán)限

常見的更多操作權(quán)限主要有是否可回退、回退節(jié)點(diǎn)、是否可轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)派、撤回、打印等。

輕流設(shè)置節(jié)點(diǎn)操作權(quán)限

4. 更多流程設(shè)置

在搭建完流程主體之后，可對該流程進(jìn)行整體配置，根據(jù)流程重要程度、業(yè)務(wù)需要賦予相應(yīng)的功能，常見設(shè)置項(xiàng)如下：

飛書流程高級設(shè)置

三、總結(jié)

線上化辦公已達(dá)到一定覆蓋率，流程搭建線上化也是大勢所趨，無論是使用已有平臺提供的流程引擎或自主設(shè)計(jì)開發(fā)，都需要先對其中的字段、功能了解清楚，了解已有流程配置方式，再根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)進(jìn)一步優(yōu)化，甚至可結(jié)合開發(fā)需求提供高級配置版本，提高表單開發(fā)效率，保證流程操作與頁面的一致性。