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這是智遠的第054篇成長筆記的分享。

“工作效率和每個人的切身利益息息相關”

一個人的工作效率比較高，自然能夠高效的完成工作，同時業(yè)績也會自然的提高，升職加薪的機會也會比平常人多一些，在職場中，我們縱觀那些成功人士，他們都是高效率工作者的代表。

那么，我們作為一名職場從業(yè)者，如何提高工作的效率呢？智遠總結認為其實很簡單，只需要做到5個方面即可，分別為，“提高時間的利用率”，加強工作當中的執(zhí)行能力，“解決工作當中的困難”，達到高效的溝通，提高自己的工作能力等。

但是我們往往會發(fā)現，不管從以上5個方面的哪個方面開始，我們始終會認為一個最重要的方面就是：“時間不夠用的問題”。

比如忙了一天，也不知道忙了哪幾個大事情，自己的桌子依然亂七八糟，大事小事依然處理不完，隨著我們現代生活的節(jié)奏加快，傳統(tǒng)的“時間效率”管理已經過時，我們不僅僅要學會從工作當中提高自己，還要從“時間”“人脈”，“情緒”方面進行合理的入手，從而使工作變得更高效，更快捷，更充實和簡單。

不管平時的工作有多么的繁重

不懂整理，自己的工作就沒有效率。

“不僅僅要把工作做好，辦公桌也要收拾干凈”，這句話是我5年前沒有做管理者的時候，聽到我的上級領導說的，以前我對這句話并沒有太大的感觸，但是經過了時間的不斷發(fā)展，我做到了管理者之后感觸頗深。

那些時間效率高效的人，他們不僅僅工作做的好，辦公桌一樣整齊干凈，因為他們懂得“整理”，這里的整理并不指的是“辦公桌”，而是從“時間”開始的。

也許我們每天都有處理不完的事務，恨不得把一天變成25個小時，只要一到辦公室總是感覺被掣肘，無法集中的做好自己眼前的工作，A喊一下，B臨時有事需要幫忙，C說下午開會，整了一天，忙的頭昏，結果自己的事情沒有安排好，辦公桌亂成一團，重要文件找不到，我們經常遇到這樣的情況把？

這些都是工作效率不高的表現。

想要多，快，好，省的完成自己工作，并且在工作的同時還能使自己感覺到輕松，愉快，我們就需要整理術的幫助，工作效率倍增是整理出來的，凡事工作能力強的人，其整理能力也非常的強，反之，不會整理的人，其工作效率往往很低下。

社群經理M女士的故事：

M女士原來是我的一個同事，她在公司負責社群的運營，工作2個月得到了身邊同事，領導的認可，后來她獨立帶4個人的運營團隊后，仍然保持自己一貫的工作作風，事必躬親，兢兢業(yè)業(yè)，整日埋頭在日常各種瑣碎的運營，和用戶聊天互動工作中。

逐漸的發(fā)現，她干活能力確實不錯，但是個人的管理和安排能力并沒有提升，因為和下屬打的關系比較好，很多事情下屬都愿意找她幫忙，讓她協(xié)助去做，當然工作中還是會出現一些很重要，但是自己又不太懂的事情。

于是對于這種事情，她又采用逃避的態(tài)度，寧愿讓自己去忙那些亂八七糟的小事情，也不愿意去面對，直到最后的期限，才去動手處理，結果往往是因為時間的倉促，不得不草草了事。

記得有一次，COO讓她撰寫一份“社群用戶運營手冊SOP”，還特意給她準備了一些相關資料，讓她去參考，期限是半個月，她的工作風格一貫是“到眼前在去執(zhí)行那種”。

時間過的很快，半個月期限就到了，COO讓她交出“方案”的時候，她才想起這件事，一身疲憊的堅持挑燈夜戰(zhàn)，深夜加班，搞到了很晚才算基本完成。

直到那天，她把方案給領導的時候，聽領導說，領導臉色凝重，一邊看一邊不停的搖頭，這么好的一次展示才華的機會，就被錯過了，沒過多久，她社群運營經理的職位就發(fā)生了變化，從負責人到自己一個人干了。

就像M女士一樣，做了經理級別，還在埋頭苦干，做著運營的事情，其他的沒有得到提升，那自然就是做不好本職工作了。

其實我們身邊，很多這樣的案例，這樣的職場人，他們整日在不同的部門之間奔波，馬不停蹄，看起來很忙，可是一天下來，工作效率低的出奇，其根本原因就是不會整理，合理安排自己的工作。

整理對我們的工作有著非常重要的作用，從技術層面看，整理是一種流程設計，從結果上看，整理可以提高我們的辦事效率，提升我們生命的純度。

我們必須養(yǎng)成一種習慣：

任何一件事都必須在規(guī)定的時間內完成，一天，半天，甚至一星期，必須有個期限，而不是無休止的拖下去，這是去除雜亂無章壞習慣最好的方法。

同一件事情，有的人只需要一個小時便可以做完，有的人卻需要一天，同樣的麻煩，有的人會處理得越來越少，有的人卻越堆越多。前后的天壤之別在于，前者只會瞎闖盲干，后者卻懂得技巧，效率倍增的前提是“學會整理術”，從根源開始。

心理學上有一個效應叫做

“最后通牒效應”，不到萬不得已，就再說吧。

很多人不善于整理工作，規(guī)劃時間，對于不需要馬上完成的任務，領導要求不緊急的事情，總是一拖再拖，直到不能再拖的時候，才沒日沒夜地去趕著做，這才心理學上叫做“最后通牒效應”。

部分人認為，人在面對重大的壓力之下，往往會表現的比較出色，所以他們總會給自己的拖延去尋找“適當的借口”，比如：“我是故意把工作拖到最后一刻再去行動的，這樣我能享受壓力帶來的效率快感”。

當到最后期限的時候，我的效率才會提高，殊不知，這樣的理解是一種錯誤的判斷，人在壓力較大的情況下，我們的技能和狀態(tài)表現力就會更差，而不是變得更好。

試想一下：

比如你現在手頭上有一個工作需要一個月才能完成，前三周一直在拖延，自己打算最后一周的時間把它完成，自己除了能做的就是夜以繼日，連夜的加班外，就是快節(jié)奏的進行，快節(jié)奏的進行就會有出錯的情況，敷衍了事的情況了。

智遠曾經在工作中，做過這樣的一則測試：

我給3個人安排了不同的工作內容，測試他們自己的“拖延問題”，結果非常具有啟發(fā)性質，每個人必須要在2周內完成3項任務，就是做不同的PPT，其實這個任務并不是很難，如果用心的話，3天可能搞定。

但是3項任務，我要求的最后期限分別為第4天，第8天，第14天，分為按照期限給我和一次性全部給我。

測試的結果是，只有小A同事按照期限依次給了我，而其他兩名同事都是到最后一次性給的我。我看了他們做的PPT后，后面兩個的確很糟糕，錯別字，配圖搭配不均勻等。

任何一個目標的設定都應該有一個或者多個的最后時間期限，比如：“我一定今年要英語考試過關”，“我今年一定要寫多少篇關于成長的文章”，這個目標其實看上去很明確，其實本質是非常的不清晰，因為沒有時間的量化。

比如，我今年3月份之前一定要寫40篇多少字的文章，這樣的話就比較量化了，情況就會好很多。

智遠的過往經驗和感觸認為：

我們在確認目標之后，一定要根據目標的整體權重，事情的輕重緩急來設定若干個最后的期限，如果“最后一刻”總是在“眼下”“當下”，自己就能成為最效率的那位。

富士康對管理重組的故事：

富士康早些年面臨破產，其中的部分原因就是當時的產品部門管理者在給下屬分配任務的時候，沒有先制定一份具體的任務時間表，當然任務完成的最終日期也就無從談起了。

結果相信大家都知道，就是工作進度的嚴重滯后，效率產生下降，明明可以一個月生產出來的產品，往往要拖上它好久，這樣低下的生產效率給整個公司的業(yè)績帶來的極大的負面影響。

后**過分析總結，公司對管理者進行了重組，明確了各任務之間的量化方案，規(guī)定了最后的期限，這樣就使員工有了緊迫感，工作積極性也得到了很大的提高，經過幾年來的發(fā)展奮斗，如今的富士康也成了世界級的巨頭企業(yè)。

由此可以看出，無論是工作中領導安排的任務，還是日常中自己設定的目標，要學會給“任務”加上一個最后期限，是多么的重要。

有的時候，我們的目標制定之后，很多人認為比較遙不可及，無法完成，難以實現，自己先被心理那座大山壓倒了。其實目標都是“零碎化”的組成部分，我們只需要給目標適當的拆分，然后加上一個期限，就能夠保證按時，按點的完成。

盛年不重來，一日難再晨

及時當勉勵，歲月不饒人。

時間對于我們每個人來說非常的有限，時間代表著生命，在我們不經意之間就流走了，昨天智遠在頭條上看到一個“說說”，內容是這么寫的：這個春節(jié)，除了陪父母以外，你怎么對待時間，同樣時間也會以另一種形式報答你。

有的人運用春節(jié)的時間，整理自己的工作計劃，職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，來年再戰(zhàn)，有人運用春節(jié)好好休息，而有人運用春節(jié)，每天刷短視頻，玩游戲，看綜藝節(jié)目。魯迅先生說過：時間就像是海綿里的水，只要愿擠，總還是有的。

雷鋒也說過：

時間是擠出來的，釘子也是一樣，在一塊一個眼也沒有的木板上要釘子扎入進去，就要擠。

這些偉大的人物告訴我們，要想運用有限的時間內獲得更大的價值，就要學會管理時間，利用好自己的時間，要學會規(guī)劃時間，“擠時間”。

一則國外有趣的測試實驗：

一位專家拿出了一個廣口的瓶子放在桌子上，然后他取出了小拇指大小的石子，一塊塊的放進了瓶子中，直到瓶子瓶口再也裝不進去，他就問同學們一些問題，對話如下：

這個問題說明了什么？無論自己的時間有多緊湊，也許自己在加把勁，擠一擠總是可以干很多事情的，我經常聽身邊很多人說：“太忙了，沒時間”，要是有時間的話，我早就去做了。

所以，一天一天，一年一年就這么過去了，他們最終仍然一事無成，時間伴隨我們一生，我們可以自由支配，然而我們當中有很多人忽視了時間的存在，從而稀里糊涂的做著毫無意義的事情，讓自己變成了時間的奴隸，認為沒有價值。

管理時間，從早起開始：

智遠原來曾經是一個特別愛睡懶覺的人，自認為上班已經夠辛苦了，好不容易休息的時候，我干嘛還要早起床，睡覺不是很舒服嗎？慢慢的經過學習，讀書，我才覺悟到，“人要學會現金流和時間的管理”。

這句話怎么理解呢？現在的互聯網如此發(fā)達，每個人都在講“副業(yè)當興”，所謂的副業(yè)發(fā)展并不是指利用副業(yè)賺錢而拋棄了自己的主業(yè)，其實本質是“培養(yǎng)自己的多重技能”。

如果自己只會單一的一種技能，并且有效壁壘不是太高，那么不斷發(fā)展就可能會被淘汰，如果自己只有單一的一種收入來源，那么面臨而立之后的壓力，可能很多成年人就無法避免，比如“車貸，房貸，生兒養(yǎng)女，供讀上學等”，所以就要趁早培養(yǎng)自己的現金流思維，讓自己有多重技能。

平時的工作比較忙，時間從哪里才能擠出來培養(yǎng)其他技能呢？智遠認為不妨從早起開始，有人可能說，我每天上班都要5天起來了，我說的這種早起是從心里一種”自發(fā)的行為“，因為自發(fā)會激發(fā)自己的”精神狀態(tài)“。

早起有很多的優(yōu)勢，比如”不堵車“，”身心健康“，研究表明，早起能夠減少生病率，在開始的時候，智遠有幾個方面建議：

剛開始早起的時候，可以床上轉動腳腕，交叉壓腿，起床可以運用冷水洗臉，這些都能夠增強身體抵抗力，對皮膚也有好處。

早晚各半個小時：

在工作上，早到半個小時，晚走半個小時，養(yǎng)成這個習慣，可以讓自己一天變得更加的充沛，思路清晰，工作起來也會更加的高效。早到半個小時,說明自己非常重視這份工作，晚走半個小時小時，可以利用這個時間檢查當日工作，接著列出次日應該進行的工作項目。

卡耐基說過這樣一句話：世界上有兩種人一事無成，一種是除非別人要他去做，否則絕不主動做事的人，另一種是即使別人要他去做，也做不好事情的人，那些不需要別人催促就能把工作干好，而且不會半途而廢的人，必將成功。

有所為，有所不為一門生活藝術

將自己的全部精力放在重要的事情上。

知道哪里需要自己去做的，哪些不需要自己插手的，盡量減少不必要的行為，才能做大限度的創(chuàng)造價值，這些方法是智遠經常運用的，希望在這里一并分享給在看文章的您：

1.四象限法

重要又緊急，重要不緊急，

不重要卻緊急，不重要也不緊急。

很多人之所以老感覺時間不夠用，是因為大多數的時間壞在了第三或者第四上面，而把時間花在第一項任務上面的人更加糟糕，不管是工作還是生活，這類人總是充滿了壓力，整天忙于收拾殘局，我們每天要懂得運用這4個方面去最大限定的梳理時間。

2.連續(xù)分段時間管理

a.將時間按照抽象和形象來分配

比如自己最近在瘋狂的忙于工作，寫作，或者做PPT，策劃案，累得要炸毛，那么可以拿出手機聽聽優(yōu)美的音樂，來緩沖自己，也是不錯的選擇。

b.按照研究問題的不同角度分配時間

有的時候我們覺得問題復雜，是因為看待的角度不同，比如一本20萬字的書，怎么也讀不完，那么你可以從覺得吸引自己的地方，有趣的地方開始，最后再讀無味的地方。

c.按照動靜交替分配時間

"走呀，出去抽兩根呀”，這是職場經常看到的情況，當自己坐著一下午或者2個小時感覺比較乏力了，不妨走動兩下，踢踢腿，扭扭腰，活動活動，動靜交配的方式來緩解。

3.20/80法則來分配時間精力

你要知道，工作中，80%的時間都是無效的，只有20%的時間完成了重要的內容或者任務，比如在企業(yè)中，20%的幾款爆款商品創(chuàng)造了平臺80%GMV，而80%的GMV都來自于20%的客戶。

那么個人如何運用28法則來發(fā)現工作中重要的事情呢？有什么不同的判斷標準呢？智遠總結認為有這4個方面：

按照28法則，我們做事情要抓住重點，抓住核心，將自己的主要精力放在給我們能夠帶來最大價值的事情上，而不是在一些不重要的地方苦下功夫，爭取最大的價值就是時間利用的箴言。

4.抓住要點，長話短說

我們的語言是傳遞信息，與人交流的工具，但是如果是在重要的時刻，自己講起話來**，沒完沒了，則無異于浪費自己和別人的時間，從而帶來反感。

智遠參加行業(yè)大會經?？吹竭@樣的情況，某些演講嘉賓的演講時間主辦方只給20分鐘，但是嘉賓上臺后，拿著PPT的翻頁筆就開始講PPT，沒有重點邏輯，最后時間快到了，下面的人也不知道嘉賓在講什么，最后丟了形象還浪費了時間。

合適的場景，學會抓住要點，長話短說是我們每個人要學習的，我遇到很多的時候，領導讓匯報工作，看到很多員工在沒有說結果之前，說一大堆過程，而領導就失去了“原有的耐心”。

“明日復明日，明日何其多，

我生待明日，萬事成蹉跎。

”根據公布資料顯示，如果一個人能活到72歲，他的一生的時間是這么度過的，睡覺20年，吃飯6年，生病3年，工作14年，讀書3年，散步看電影8年，與人交談對話4年，打電話1年，等人3年，旅行5年，打扮5年。

古人的一句話寫到，“人生七十古來稀，我今七十不為奇，前10年幼小，后10年衰老，中間只有50年，一半又在睡覺中度過，這樣算下來，僅僅只有25年的奮斗時間”，這種算法算出來的結果確實讓人觸目驚心，“人生能夠自己支配的時間，只有短短25年”。

“莫等閑，白了少年頭，空悲切”，許多成功的人之所以能夠成功，除了有前瞻的眼光，較高的視野格局外，其中還有一個非常重要的原因就是他們懂得“珍惜時間”，“管理時間”，能從百忙之中擠出時間來充實自己。