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聯(lián)系“鳥哥筆記小喬”
你溝通的效率,直接決定你做事的效率
2016-06-20 11:52:15
本篇的溝通,主要是說郵件、口頭或者即時通訊類的溝通,并不指通過需求分析、原型圖等上的溝通。也是在最近,我又一次發(fā)現(xiàn),溝通是件特別難的事兒,或者說,是件特別不容易做好的事兒。

日常工作中,產品運營或產品經理一般不僅要對內溝通,還要對外溝通。而溝通的效率高低,直接決定了做事的效率高低。


先舉個外部溝通效率低下的例子:(自黑的一段)

和某第三方進行內容對接,進展一直都很憂傷,對接了三個禮拜才把提交的內容給審核通過。

兩種對接方式:

頁面導流模式,要求提供rss并且簽合約;
非頁面導流模式,要求提供rss但是不簽合約;

我們舊版本選擇過第一種,而由于新版本的某些原因,我們這回選擇了第二種,然而,糾結就這么開始的超出預估。

因為調整模式而額外花費了多少溝通時間不說,明確溝通過這回選擇的是第二種模式,而不是第一種。然而,我發(fā)現(xiàn),我們提交的內容總是通過不了,給出的理由也是非常不可解,和相應的工作人員溝通過也還是無法解決這個問題。

最終,電話了對方的頻道總負責人進行溝通,最終發(fā)現(xiàn),因為還是認為我們對接的是第一種模式,導致人為限制了內容的審核通過。最后,修改了人為限制,內容才放行了。

這件事情,時間拖的蠻久,一方面是對接的人員平常也很忙,無暇分分鐘顧及到我們這邊,這個是非??梢岳斫獾氖虑?。另一方面呢,確實就是雙方的溝通存在問題,具體原因在下文進行分析。

再舉個內部溝通效率低下的例子:(自黑的二段)

某次,嘗試在App里搞個周末活動,我和運營童鞋A溝通完后,經過設計師身邊大概溝通了下,大意是選股寶周末要做個活動,會需要一張輪播位的設計稿,這個活動,會由A童鞋負責并且和他對接。

當天晚上11點多的時候,想看看活動上了沒有,打開app發(fā)現(xiàn)什么都沒有的時候,有點慌。就找A詢問情況,原來最后是交由同事B跟進了整個活動。然后我進一步發(fā)現(xiàn)輪播圖設計稿的尺寸不對、內容也沒有發(fā)布。

由于手邊沒有能夠操作的設計工具修改圖的尺寸,最后我快12點的時候去煩了設計師一把,讓他把圖給改了。和設計師大人賠不是的時候,發(fā)現(xiàn)他并不知道這個設計稿是用在選股寶這個app上的,他以為是用在公司的另一款app上的(我們最近在那款app上做廣告)。

暫不說例子中還涉及到的除溝通以外的問題,那也是深深覺得這兩個例子把能犯的溝通的錯誤基本都給犯了。那么就上述例子來綜合分析下啥才是溝通的正確姿勢:(每次都是在總結犯過的錯誤的過程中理順正確姿勢,也是比較醉人T_T)

1、找對人

溝通的很大一個要素就是要有效率,那么找到什么樣的人溝通,在第一步驟上就直接影響了后面溝通的質量,因此這步可以說是最重要的。

什么是對的人?

是拍板的人->是負責的人->是接觸過這事的人;(按照優(yōu)先級)

極端一些的例子:

如果找了跟這件事毫無關系的人進行溝通,那么任由你口水說盡,也是沒有什么鬼用的。然后你一邊吐槽人家聽不懂你在說什么,一邊被自己所花的溝通時間而感動;

如果找了直接相關的人進行溝通,那么接下去很多的一層一層就不需要去溝通了,直接就把事情給簡單化了。這也是“走后門”的真諦吧?

“擒賊先擒王”?。ㄎ覀兦那牡模?/font>

一般需要和公司內部的人員進行溝通的話,還是比較容易理順誰是對的人這件事的,怕的就是和第三方公司溝通。

在這個時候,暫時總結下來的經驗就是,盡量還是先通過容易接觸到的渠道(公司負責商務或者曾經對接過的同事)搞清楚對方公司的人員負責情況,再針對性的根據優(yōu)先級去找人溝通問題。

千萬不要臉皮薄,覺得可能人家是老大就不找他!(標紅!加粗!血淚教訓!)

2、講清楚

自從被以前公司的上司說過這個問題之后,慢慢感受到講清一件事其實也不是太容易,至少你得:(缺一不可)

①交代清楚背景,讓雙方有個共同的基本認知;

很多急性子的人,遇到一個問題,自己搞清楚情況后,就直接逮著相關的人開始biu biu biu的說問題。這樣導致的結果就是,大多數人是一下子跟不上節(jié)奏的。

為啥呢?因為每個人對一件事的認知程度是不同的。你找別人溝通某件事,但這并不代表對方知道這件事或者說知道的和你一樣多,也許就因為某部分你知他不知的信息缺失,導致他無法理解你在說什么。

因此,一定要交代清楚背景,而背景包括:

大致情況;
涉及的各方的情況以及進展;
涉及的各方的影響以及利弊;

雖然我現(xiàn)在偶爾也還是把遇到的問題給先biu biu說了,不過總還是會經常想起來把背景給補上。這種事,還是需要好好修煉。

②交代清楚遇到的問題/所處的階段,讓對方知道溝通的目的;

交代清楚第一點之后,就該明確的陳述自己遇到的問題或者需要的幫助,這樣對方才知道他為什么要聽你講這件事,同時他能夠如何幫助你。

這點,一般都是不會忘記的,因為一般去溝通,都是有求于人,肯定不會把自己的求助點給忘記的,哈哈哈。

③交代清楚緊急度和需完成時間;

交代清楚這點至少有以下好處:

對方根據你的說法,判斷處理這件事的優(yōu)先級;
從別人的說法中得到大致的反饋時間,有個心理預期;
自己可以在等待的過程中,并行做其他的事情;

如果不說清楚自己的緊急情況,很有可能你的事兒就被排在了最后面,或者干脆被忘記了,人總是傾向對有時間概念的東西有影響嘛~

3、確信雙方理解一致,并且復盤結果

他理解你在說什么,你理解他在說什么,并且得出了雙方一致的結論,最后你們達到了生命的大和諧,這當然是最好的情況啦。

不過,事實上,理解不一致,在日常中存在的比例是非常高的。如同我上文的第一個例子一般,即使我認為已經溝通的非常清楚,但從結果論上來說,就是一次理解不一致的失敗溝通,不是咩?

所以,在溝通完全后,最好還是再復盤一下,確認下溝通的結論比較好,就好像口頭簽字畫押一樣,有助于理解下的推進。

4、追蹤溝通的落地情況

根據第3點對方給你的時間,或者對方沒有給你時間你預估個時間,一定要去詢問下進展。這樣即使對方忘記了,那么這次詢問就變成了一種提醒,也比到時間了發(fā)現(xiàn)啥也沒做要好的非常多。

但是趕腳,在追蹤的過程中,容易變得越來越“煩人精”。例子一中的第三方工作人員,應該被我每天必溝通一次進展給煩死了吧。

5、不斷紀錄溝通的結果

這個就跟做需求一樣,設想總是很美好的,但結果,就不一定了,總是需要有調整的地方嘛。

也許你想要的別人提供不了,那么只能溝通出一個退而求其次的方案;

如果對方給你一個反饋時間,最后由于某些不可抗拒的因素,導致無法回復你,那么只能修正下一次的反饋時間;

也許你在核查落地情況的時候,發(fā)現(xiàn)進展慢了,或者其他情況,那么需要進一步溝通對應的原因,以及調整之后的時間;

等等,這種情況是非常多的,只能在不斷溝通的過程中,記住每次的變化。當然,我感覺這個好像不太費勁的應該。

以上,便是日常溝通時,感覺應該注意的點了。

作者:killifer,人稱“瑤子”,歡迎關注個人公眾號:killifer
本文為作者授權鳥哥筆記發(fā)布,轉載請注明來源及作者信息。
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