前些日子發(fā)了一篇《高效管理時間的秘訣，就在于這三個清單》，獲得大家的一致好評。不少朋友在后臺留言，表示試用了這套方法幾天，感覺效率明顯有所提升。
這其中，也有朋友私信問我：AFD方法，主要是將任務按照時間和精力曲線做好分配。那如果任務本身很多、很繁重，有什么好的方法， 能夠更好地管理好它們呢？
簡而言之，按照AFD法劃分之后，「Action」里面會有大量的活動，如何把它們進行二次管理呢？
這就是今天的主題：
通過建立你的專屬GTD系統(tǒng)，來管理好繁瑣的任務。
在我的時間管理體系中，如果說AFD系統(tǒng)，是從宏觀的局面，去管理「要做的任務」「要考慮的問題」「細小的瑣事」，那么，GTD系統(tǒng)，就是依照一個嚴謹、科學的流程，對任務進行分發(fā)和管理。
下面詳述。
什么是GTD？
GTD系統(tǒng)，是 David Allen 在2001年出版的書籍《Getting Things Done》中，提出的一套時間管理系統(tǒng)，也是如今諸多時間管理體系和方法論的奠基之作。
正統(tǒng)的GTD系統(tǒng)，極其復雜，并且對使用者有相當高的要求，需要花費不少力氣才能入門和掌握。所以，這篇文章中，我會結(jié)合自己的實踐經(jīng)驗和個人理解，呈現(xiàn)一套簡化版的體系。
它適用于什么樣的人呢？
- 每天的待辦事項超過10項的忙人；
- 帶著多個項目，有多條線需要同步跟進的管理者；
- 工作繁雜、瑣碎、高節(jié)奏、高密度的專業(yè)服務者；
- 需要時刻與大量聯(lián)系人對接，處理大量信息的商務人士。
需要注意的是，工具本身，永遠是為了使我們獲得更高效率的手段。如果你的事情并沒有特別多，那用最簡單的Todo List和AFD法就足夠了，并不需要用到GTD。不要為了使用工具，而去使用工具。
最關(guān)鍵的，是看自己有沒有這個需求。
如果你覺得每天都活在奔波忙碌之中，經(jīng)常埋頭苦干一天、待辦事項卻不見減少，那么，可以試試這套方法。它不能減少你實質(zhì)性的工作量，但可以幫助你專注在任務上，節(jié)省大量的思考和不必要的時間浪費。
GTD需要什么工具？
應用GTD，需要專門的GTD工具。Windows可以使用 MyLifeOrganized（下文簡稱MLO）；蘋果很簡單，用 OmniFocus 就可以了，這是Mac和iOS平臺上最好的GTD工具。
滴答清單和 Todoist 也提供了部分GTD功能，不過比起前兩者，弱一些（當然價格也便宜一些）。
下文會用 MLO 作為例子來講。OmniFocus的功能是完全一致的。鑒于我沒有Mac，就不發(fā)OmniFocus的截圖了。
有人也許會問：為什么要用專門的GTD工具？我用Todo List工具，甚至用紙筆，能不能實現(xiàn)GTD？
這里涉及到一個問題：GTD工具，跟其他Todo List工具相比，有什么本質(zhì)上的不同？
其實就在于「智能篩選」。
簡而言之，GTD的本質(zhì)，跟AFD一樣，也是一系列的清單和視圖。但是，所有的GTD工具都會提供一種功能，叫做「智能篩選」。你可以輸入各種條件，讓軟件顯示你想看到的任務。
比如，我可以設置這樣的條件：「篩選7天內(nèi)到期的任務」，讓我迅速了解接下來7天的安排。
也可以設置「篩選今天到期、重要性較高的任務」，讓我可以專注把它們做完，不受干擾。
以及「篩選分配給別人，需要跟進的任務」，讓我可以直觀看到，誰的任務還沒提交，我需要去找誰詢問階段進展。
諸如此類。
這是其他Todo List難以實現(xiàn)的，尤其是紙筆，可能會困難很多。
如何使用GTD？
1. 準備階段
在GTD工具中，建立這幾個清單：Todo，Next Action，Someday，Waiting。
它們跟AFD是彼此相容的關(guān)系。你可以把「Action」分解成這四個清單，也可以把「Focused」和「Dessert」放進GTD中，看你想以哪個作為主導。
2. 收集階段
現(xiàn)在，深呼吸，暫且停下所有的事情，打開Inbox，把你所有需要完成的任務，包括工作、生活、閱讀、個人提升，等等，全部記下來。
一項項羅列出來即可，注意，需要按照AFD的原則，分解到最小的執(zhí)行步驟，一般是「動詞+賓語」，可以立即執(zhí)行那種。
3. 組織
針對第一步列出來的任務，逐一去問這幾個問題：
1）它能在2分鐘內(nèi)完成嗎？
如果可以，先著手把它做完。
2）它是否可以委派給別人去做？
如果可以，添加上委派給誰、截止時間，然后將其移動到Waiting里面。
3）它是否有明確的時間限制，需要盡快完成？
如果不是，將它放進Someday里面。
4）它是否可以立刻開始做，還是需要等別的任務完成才能開工？
如果是后者，放進Next Action里，記住，添加上截止時間。
通過這四步，你就把所有的任務，都分門別類安排好了。
4. 執(zhí)行
好了，現(xiàn)在打開 Todo 清單，從最上面開始，專心致志，一項項把任務搞定吧。
5. 整理及回顧
每天定下2-3段時間——比如中午、晚上，工作的間隙，用來對這個GTD系統(tǒng)進行整理。
主要做這些事情：
1） Waiting 里面的事項，完成得怎么樣了？向負責的人詢問進度。
2） Someday 里面的事項，現(xiàn)在有沒有時間去做？有的話，移動到 Todo 里面，做好時間計劃。
3） Next Action 里面的事項，是否可以開始著手去做？是的話，移動到 Todo 里面，添加截止時間。
4） 檢查自己設置的 Todo，以及自己當天實際完成的工作量，做一個簡單的回顧：
自己的工作效率怎么樣？是否完美地按計劃執(zhí)行？有哪些因素導致自己沒能做好？諸如此類。
GTD的核心原則，是「清空大腦，不要分心」。前者，是將大腦中所有需要記憶的任務書面化，記錄在GTD工具上，從而解放你的認知資源，讓你能夠?qū)Ｗ⒃诠ぷ魃?。（可以參考《別讓多任務工作，謀殺你的效率》）
后者，是當你在執(zhí)行時，如果有任何外來的干擾——比如有人找你，有郵件，有IM消息，不要去理會，將它們記在Inbox里面，直到你的工作告一段落時，再去集中處理它們。
這樣，才能真正實現(xiàn)「高效」和「專注」。
一些 Tips 和注意的點
GTD的有趣之處，在于它可以有很多玩法。你完全可以通過「自定義智能篩選」，構(gòu)建出自己專屬的GTD系統(tǒng)。
比如，GTD里面，對于每一個任務，有一個「場景」（Context）功能。你可以設置「公司」「路上」「家里」三個場景，并為每一個任務分配場景。這樣，當你在路上時，打開軟件，篩選場景為「路上」，就可以看到需要在外面做的事情。
比如，你可以增加一個清單，叫做「Week」，篩選「截止到周日的任務」，這樣，就能直觀看到一周內(nèi)所有的工作安排。
比如，MLO里面，對于每一項任務，都會有一個「重要性」和「緊急性」（是不是想起了四象限法？），你可以為它們賦予不同的值，再設置「按重要/緊急」排序，這樣，就能把目光聚焦在最需要去做的事情上。
諸如此類。
最后提一下。MLO 中國購買的價格是180多塊，OmniFocus 正版是200多塊，都不便宜。你可以下載試用版使用（MLO有40天試用期），看能否滿足自己的需求。
如果覺得貴，可以用滴答清單、Todoist，都有類似的「智能篩選」功能提供（需要購買高級版）。
如果實在想用MLO，也可以找找免費的版本。鑒于版權(quán)問題，不鼓勵大家這樣做，有能力的話還是支持一下吧。
最后，工具永遠是手段，能否滿足自己的需求才是最重要的。不要出于新奇、好玩而去使用工具，要關(guān)注它能否切實地解決你的需求。
我們致力于提供一個高質(zhì)量內(nèi)容的交流平臺。為落實國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室“依法管網(wǎng)、依法辦網(wǎng)、依法上網(wǎng)”的要求，為完善跟帖評論自律管理，為了保護用戶創(chuàng)造的內(nèi)容、維護開放、真實、專業(yè)的平臺氛圍，我們團隊將依據(jù)本公約中的條款對注冊用戶和發(fā)布在本平臺的內(nèi)容進行管理。平臺鼓勵用戶創(chuàng)作、發(fā)布優(yōu)質(zhì)內(nèi)容，同時也將采取必要措施管理違法、侵權(quán)或有其他不良影響的網(wǎng)絡信息。
一、根據(jù)《網(wǎng)絡信息內(nèi)容生態(tài)治理規(guī)定》《中華人民共和國未成年人保護法》等法律法規(guī)，對以下違法、不良信息或存在危害的行為進行處理。
1. 違反法律法規(guī)的信息，主要表現(xiàn)為：
1)反對憲法所確定的基本原則；
2)危害國家安全，泄露國家秘密，顛覆國家政權(quán)，破壞國家統(tǒng)一，損害國家榮譽和利益；
3)侮辱、濫用英烈形象，歪曲、丑化、褻瀆、否定英雄烈士事跡和精神，以侮辱、誹謗或者其他方式侵害英雄烈士的姓名、肖像、名譽、榮譽；
4)宣揚恐怖主義、極端主義或者煽動實施恐怖活動、極端主義活動；
5)煽動民族仇恨、民族歧視，破壞民族團結(jié)；
6)破壞國家宗教政策，宣揚邪教和封建迷信；
7)散布謠言，擾亂社會秩序，破壞社會穩(wěn)定；
8)宣揚淫穢、色情、賭博、暴力、兇殺、恐怖或者教唆犯罪；
9)煽動非法集會、結(jié)社、游行、示威、聚眾擾亂社會秩序；
10)侮辱或者誹謗他人，侵害他人名譽、隱私和其他合法權(quán)益；
11)通過網(wǎng)絡以文字、圖片、音視頻等形式，對未成年人實施侮辱、誹謗、威脅或者惡意損害未成年人形象進行網(wǎng)絡欺凌的；
12)危害未成年人身心健康的；
13)含有法律、行政法規(guī)禁止的其他內(nèi)容；
2. 不友善：不尊重用戶及其所貢獻內(nèi)容的信息或行為。主要表現(xiàn)為：
1)輕蔑：貶低、輕視他人及其勞動成果；
2)誹謗：捏造、散布虛假事實，損害他人名譽；
3)嘲諷：以比喻、夸張、侮辱性的手法對他人或其行為進行揭露或描述，以此來激怒他人；
4)挑釁：以不友好的方式激怒他人，意圖使對方對自己的言論作出回應，蓄意制造事端；
5)羞辱：貶低他人的能力、行為、生理或身份特征，讓對方難堪；
6)謾罵：以不文明的語言對他人進行負面評價；
7)歧視：煽動人群歧視、地域歧視等，針對他人的民族、種族、宗教、性取向、性別、年齡、地域、生理特征等身份或者歸類的攻擊；
8)威脅：許諾以不良的后果來迫使他人服從自己的意志；
3. 發(fā)布垃圾廣告信息：以推廣曝光為目的，發(fā)布影響用戶體驗、擾亂本網(wǎng)站秩序的內(nèi)容，或進行相關(guān)行為。主要表現(xiàn)為：
1)多次發(fā)布包含售賣產(chǎn)品、提供服務、宣傳推廣內(nèi)容的垃圾廣告。包括但不限于以下幾種形式：
2)單個帳號多次發(fā)布包含垃圾廣告的內(nèi)容；
3)多個廣告帳號互相配合發(fā)布、傳播包含垃圾廣告的內(nèi)容；
4)多次發(fā)布包含欺騙性外鏈的內(nèi)容，如未注明的淘寶客鏈接、跳轉(zhuǎn)網(wǎng)站等，誘騙用戶點擊鏈接
5)發(fā)布大量包含推廣鏈接、產(chǎn)品、品牌等內(nèi)容獲取搜索引擎中的不正當曝光；
6)購買或出售帳號之間虛假地互動，發(fā)布干擾網(wǎng)站秩序的推廣內(nèi)容及相關(guān)交易。
7)發(fā)布包含欺騙性的惡意營銷內(nèi)容，如通過偽造經(jīng)歷、冒充他人等方式進行惡意營銷；
8)使用特殊符號、圖片等方式規(guī)避垃圾廣告內(nèi)容審核的廣告內(nèi)容。
4. 色情低俗信息，主要表現(xiàn)為：
1)包含自己或他人性經(jīng)驗的細節(jié)描述或露骨的感受描述；
2)涉及色情段子、兩性笑話的低俗內(nèi)容；
3)配圖、頭圖中包含庸俗或挑逗性圖片的內(nèi)容；
4)帶有性暗示、性挑逗等易使人產(chǎn)生性聯(lián)想；
5)展現(xiàn)血腥、驚悚、殘忍等致人身心不適；
6)炒作緋聞、丑聞、劣跡等；
7)宣揚低俗、庸俗、媚俗內(nèi)容。
5. 不實信息，主要表現(xiàn)為：
1)可能存在事實性錯誤或者造謠等內(nèi)容；
2)存在事實夸大、偽造虛假經(jīng)歷等誤導他人的內(nèi)容；
3)偽造身份、冒充他人，通過頭像、用戶名等個人信息暗示自己具有特定身份，或與特定機構(gòu)或個人存在關(guān)聯(lián)。
6. 傳播封建迷信，主要表現(xiàn)為：
1)找人算命、測字、占卜、解夢、化解厄運、使用迷信方式治??；
2)求推薦算命看相大師；
3)針對具體風水等問題進行求助或咨詢；
4)問自己或他人的八字、六爻、星盤、手相、面相、五行缺失，包括通過占卜方法問婚姻、前程、運勢，東西寵物丟了能不能找回、取名改名等；
7. 文章標題黨，主要表現(xiàn)為：
1)以各種夸張、獵奇、不合常理的表現(xiàn)手法等行為來誘導用戶；
2)內(nèi)容與標題之間存在嚴重不實或者原意扭曲；
3)使用夸張標題，內(nèi)容與標題嚴重不符的。
8.「飯圈」亂象行為，主要表現(xiàn)為：
1)誘導未成年人應援集資、高額消費、投票打榜
2)粉絲互撕謾罵、拉踩引戰(zhàn)、造謠攻擊、人肉搜索、侵犯隱私
3)鼓動「飯圈」粉絲攀比炫富、奢靡享樂等行為
4)以號召粉絲、雇用網(wǎng)絡水軍、「養(yǎng)號」形式刷量控評等行為
5)通過「蹭熱點」、制造話題等形式干擾輿論，影響傳播秩序
9. 其他危害行為或內(nèi)容，主要表現(xiàn)為：
1)可能引發(fā)未成年人模仿不安全行為和違反社會公德行為、誘導未成年人不良嗜好影響未成年人身心健康的；
2)不當評述自然災害、重大事故等災難的；
3)美化、粉飾侵略戰(zhàn)爭行為的；
4)法律、行政法規(guī)禁止，或可能對網(wǎng)絡生態(tài)造成不良影響的其他內(nèi)容。
二、違規(guī)處罰
本網(wǎng)站通過主動發(fā)現(xiàn)和接受用戶舉報兩種方式收集違規(guī)行為信息。所有有意的降低內(nèi)容質(zhì)量、傷害平臺氛圍及欺凌未成年人或危害未成年人身心健康的行為都是不能容忍的。
當一個用戶發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時，本網(wǎng)站將依據(jù)相關(guān)用戶違規(guī)情節(jié)嚴重程度，對帳號進行禁言 1 天、7 天、15 天直至永久禁言或封停賬號的處罰。當涉及欺凌未成年人、危害未成年人身心健康、通過作弊手段注冊、使用帳號，或者濫用多個帳號發(fā)布違規(guī)內(nèi)容時，本網(wǎng)站將加重處罰。
三、申訴
隨著平臺管理經(jīng)驗的不斷豐富，本網(wǎng)站出于維護本網(wǎng)站氛圍和秩序的目的，將不斷完善本公約。
如果本網(wǎng)站用戶對本網(wǎng)站基于本公約規(guī)定做出的處理有異議，可以通過「建議反饋」功能向本網(wǎng)站進行反饋。
(規(guī)則的最終解釋權(quán)歸屬本網(wǎng)站所有)