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隨著新冠疫情、經(jīng)濟(jì)停擺和日益增長(zhǎng)的全球經(jīng)濟(jì)衰退可能性，許多CIO都預(yù)估IT預(yù)算會(huì)下降。今年春天，多家公司發(fā)布的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)CIO都面臨裁員的情況。IDC預(yù)測(cè)全球 IT 支出將下降 5.1%。Dresner 咨詢服務(wù)發(fā)現(xiàn)，60% 的受訪者表示，大流行病正在影響 IT預(yù)算或項(xiàng)目。

盡管 CIO 長(zhǎng)期以來(lái)一直堅(jiān)持少花錢多辦事的原則，但他們現(xiàn)在重新關(guān)注運(yùn)營(yíng)效率。鑒于 IT 在推動(dòng)收入增長(zhǎng)和確保組織在市場(chǎng)地位方面的重要性日益增加，CIO 需要在不削減用于推動(dòng)其業(yè)務(wù)發(fā)展資金的情況下節(jié)省資金。

管理咨詢公司 Swingtide 的執(zhí)行顧問(wèn)馬克·巴納 (Mark Barner) 表示，這意味著 IT 領(lǐng)導(dǎo)者在提高效率方面必須具有創(chuàng)造性和戰(zhàn)略性，“因?yàn)樗麄冋谂μ岣咝?，同時(shí)接受組織的數(shù)字化計(jì)劃。” CIO 不能只是從每個(gè)款項(xiàng)中削減一定比例的開支并期望成功節(jié)省資金。

此外，許多顧問(wèn)和資深 IT 領(lǐng)導(dǎo)表示，不能完全從實(shí)現(xiàn)最低成本的角度來(lái)看待效率。相反，CIO需要聚焦在實(shí)現(xiàn)最佳價(jià)值的層面上，在盡可能實(shí)現(xiàn)最精簡(jiǎn)運(yùn)營(yíng)的同時(shí)，為組織提供改進(jìn)后的服務(wù)。

在這里，運(yùn)營(yíng)效率再次成為了關(guān)注的焦點(diǎn)，專家們提供了六種方法，可以在不降低質(zhì)量的情況下提高 IT 運(yùn)營(yíng)效率。

1、將自動(dòng)化引入 IT 運(yùn)營(yíng)

大多數(shù) CIO 一直在其組織的整個(gè)業(yè)務(wù)面推行自動(dòng)化，以加快運(yùn)營(yíng)速度、將員工從重復(fù)性任務(wù)中解放出來(lái)并最大限度地減少錯(cuò)誤。IT 中的自動(dòng)化可以帶來(lái)上述好處以及更少的中斷，從而提高整體運(yùn)營(yíng)效率。機(jī)器人流程自動(dòng)化 (RPA) 技術(shù)以及決策引擎和人工智能“都有可能在降低成本方面具有價(jià)值”，馬里蘭大學(xué)全球校區(qū) IT 系主任、前美國(guó)交通部首席信息官 Daniel Mintz 說(shuō)。

“在 IT 內(nèi)部有一些可以采用自動(dòng)化的潛在對(duì)象。例如，IT 服務(wù)臺(tái)的各個(gè)方面可以通過(guò)聊天機(jī)器人之類的東西實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，這些東西已經(jīng)存在了一段時(shí)間，但并不總是得到充分利用。”明茨補(bǔ)充道。

研究表明，許多 IT 領(lǐng)導(dǎo)者尚未接受自動(dòng)化。Flexera 的2020年 CIO 優(yōu)先事項(xiàng)報(bào)告發(fā)現(xiàn)，只有 72% 的人計(jì)劃采用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)，而今年只有 58% 的人計(jì)劃采用 RPA。

盡管調(diào)查并未確定這些計(jì)劃中的項(xiàng)目中有多少占比會(huì)具體讓 IT 運(yùn)營(yíng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，但專家表示，自動(dòng)化通常將業(yè)務(wù)和 IT 運(yùn)營(yíng)聯(lián)系起來(lái)，為組織的這兩個(gè)領(lǐng)域提高效率。

以北極星的工作為例。Brajkovich 說(shuō)，他的團(tuán)隊(duì)部署了 RPA 來(lái)使業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，從 WorkFusion 中選擇了一個(gè)平臺(tái)，該平臺(tái)提供與 API 的連接以及與公司 ERP 系統(tǒng)的集成，以保證 IT 運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行。（RPA 也是 NorthStar Digital Solutions 的一部分，NorthStar Digital Solutions 是一家從 Polaris 分拆出來(lái)的科技公司，為其他運(yùn)輸公司提供產(chǎn)品。）此外，Brajkovich 說(shuō)，這樣的案例展示了效率是如何與創(chuàng)新和增長(zhǎng)聯(lián)系在一起的。

2、審查現(xiàn)有的IT運(yùn)營(yíng)情況

Polaris Transport Group of Companies的首席技術(shù)官 Dave Brajkovich 表示，他不希望他的團(tuán)隊(duì)或他的預(yù)算過(guò)度關(guān)注在后臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施上，認(rèn)為資源可以更好地用于支持業(yè)務(wù)需求和創(chuàng)收活動(dòng)。

因此，他不斷在 IT 基礎(chǔ)架構(gòu)中尋找能以較低成本獲得更好性能的領(lǐng)域。

“我們通過(guò)深入了解 IT 來(lái)最大限度地提高效率。我們?cè)诓煌牟渴鹬兄踩肓硕鄠€(gè)層，有些系統(tǒng)是內(nèi)部構(gòu)建的，有些是現(xiàn)成的。盡管 IT 層與業(yè)務(wù)無(wú)縫對(duì)接，但它們可能難以操作且成本高昂。”他說(shuō)。

例如，Brajkovich 最近分析了公司現(xiàn)有的協(xié)作軟件成本與性能之間的關(guān)系。他發(fā)現(xiàn)他的團(tuán)隊(duì)平均每月大約有 600 個(gè)用戶有求助的請(qǐng)求，平均每小時(shí)用于解決求助請(qǐng)求的成本約為 50 美元。

在公司首次應(yīng)用協(xié)作軟件時(shí)，這款軟件是首選。而在今天，通過(guò)分析后，發(fā)現(xiàn)這款軟件并非最佳選擇，因此他更換了供應(yīng)商，確定即使有引入新系統(tǒng)并培訓(xùn)員工使用它的成本，更換軟件仍然節(jié)省了開支。事實(shí)上，他已經(jīng)看到了回報(bào)。他說(shuō)，求助電話幾乎為零，并且軟件整體性能表現(xiàn)事實(shí)證明更好。

Brajkovich 承認(rèn)，審查現(xiàn)有的IT運(yùn)營(yíng)并不是一種不尋常的策略，但需要領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)清楚地了解 IT 痛點(diǎn)在哪里。

3、聘請(qǐng)專業(yè)人士來(lái)管理供應(yīng)商合同

當(dāng) Swingtide 顧問(wèn)擔(dān)任 Ascension 的 CIO 時(shí)，他看到了從供應(yīng)商那里獲得更多價(jià)值的機(jī)會(huì)。因此，他設(shè)立了一個(gè)供應(yīng)商生命周期管理計(jì)劃，并建立了一個(gè)專門的供應(yīng)商管理辦公室，配備了在談判和授權(quán)方面經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人員。

“完整的供應(yīng)商生命周期管理是一門學(xué)科，而不是在晚上或周末做的事情。”他說(shuō)。并補(bǔ)充說(shuō)他還與有技術(shù)背景的注冊(cè)會(huì)計(jì)師合作，以便他們可以梳理出細(xì)節(jié)并準(zhǔn)確比較基于各種授權(quán)和合同的成本選項(xiàng)。

該辦公室首先針對(duì)最明顯有節(jié)省機(jī)會(huì)的合同，在達(dá)到目的之前先尋找容易實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。該辦公室在成立的最初幾年重新談判了 200 多份合同。

Barner 說(shuō)，這些更新后的合同不僅為公司節(jié)省了資金，而且還提供了更好的質(zhì)量和服務(wù)，節(jié)省的成本超過(guò)了供應(yīng)商管理辦公室的成本。

“CIO 知道他們的預(yù)算中有多少是花在第三方上的——保守的范圍是 60% 到 70%——并且對(duì)第三方的依賴將繼續(xù)存在。與這種對(duì)技術(shù)供應(yīng)商日益增加的依賴相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)只能通過(guò)良好的、具有保護(hù)性的和達(dá)成一致的合同、管理好的供應(yīng)商關(guān)系以及支持流程和功能的協(xié)作來(lái)減輕。”Barner 補(bǔ)充道。“可以說(shuō)，CIO 投資組合中的合同應(yīng)該更新、徹底檢查和重新談判， 因?yàn)榧夹g(shù)進(jìn)步的速度很快。”

4、減少表現(xiàn)不佳的項(xiàng)目

在許多 CIO 享受年度預(yù)算增加以及探索和創(chuàng)新任務(wù)的多年之后，管理顧問(wèn)表示，IT 領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重新確定他們的支出優(yōu)先順序，將大部分（如果不是全部）資金集中在他們確定將交付的技術(shù)和項(xiàng)目上。

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院運(yùn)籌學(xué)教授 Willem-Jan van Hoeve 說(shuō)：“在當(dāng)前的背景下，人們將不再投入太多資金來(lái)探索尚未在實(shí)踐中證明其回報(bào)的新技術(shù)。”

當(dāng)然，創(chuàng)新不應(yīng)該消失，但CIO應(yīng)該關(guān)注經(jīng)證明可以提供更直接回報(bào)的技術(shù)——這一步驟需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行誠(chéng)實(shí)評(píng)估，以確定它們?cè)诮诤椭衅谑欠裾嬲幸妗?/p>

與此同時(shí)，CIO 應(yīng)該取消那些有潛力但沒有取得成果的舉措。然后可以將那些釋放的資源重新定位到具有明顯回報(bào)的項(xiàng)目。

“過(guò)去可能沒有理由削減這些項(xiàng)目，在資金充裕時(shí)期值得冒些險(xiǎn)，但在某些時(shí)候你需要停止這些項(xiàng)目，這樣你就可以在其他地方開展能帶來(lái)良好結(jié)果的項(xiàng)目。”范霍夫說(shuō)。

5、繼續(xù)云之旅

企業(yè)在云上的支出繼續(xù)增長(zhǎng)，軟件制造商 Flexera的《2020 年云狀況報(bào)告》發(fā)現(xiàn)，20% 的受訪者表示他們?cè)谠粕系哪甓戎С鰧⒊^(guò) 1200 萬(wàn)美元，74% 的受訪者表示每年支出超過(guò) 120 萬(wàn)美元。這些數(shù)字分別高于去年的 13% 和 50%。

但專家警告不要將這種增加視為額外成本，實(shí)際上到最后花在提高效率方面的投資為 IT 部門和整個(gè)組織帶來(lái)了更多價(jià)值。

CBT Architects 的 CIO，Nirva Fereshetian， 一直在將公司的更多工作負(fù)載（包括大型圖形文件）轉(zhuǎn)移到云中。在計(jì)算成本和價(jià)值時(shí)，她考慮了一系列因素，采取了一種繼續(xù)云之旅的整體方法——尤其是對(duì)于復(fù)雜的工作負(fù)載——節(jié)省了員工時(shí)間并提高性能。

例如，隨著她的員工從與管理本地硬件相關(guān)的商品任務(wù)轉(zhuǎn)移到通過(guò)技術(shù)戰(zhàn)略推動(dòng)業(yè)務(wù)成果的高價(jià)值工作，她的公司不斷向云遷移，使 Fereshetian 能夠最大限度地發(fā)揮 IT 人才的作用。在評(píng)估將某些內(nèi)容遷移到云是否會(huì)帶來(lái)財(cái)務(wù)改進(jìn)時(shí)，她還計(jì)算了提高業(yè)務(wù)連續(xù)性、減少停機(jī)時(shí)間和減少服務(wù)中斷的價(jià)值。

“我認(rèn)為，遷移到云的東西越多，越可以提升效率，但你必須從整體上看待這件事。即使遷移到云可能會(huì)花費(fèi)更多，但如果它提供更好的業(yè)務(wù)連續(xù)性和其他價(jià)值，那仍然是一種效率提升。”她說(shuō)。“在過(guò)去，效率僅意味著削減成本。然而，我認(rèn)為目前的情況不僅僅是成本差異，而是關(guān)于提高服務(wù)質(zhì)量、改善體驗(yàn)和提升商業(yè)價(jià)值。”

6、使效率成為持續(xù)的目標(biāo)

隨著許多企業(yè)進(jìn)入一種因疫情導(dǎo)致的成本削減模式，專家預(yù)測(cè)，所有職能部門的高管都將被要求從預(yù)算中削減一定數(shù)額。

有遠(yuǎn)見的 CIO 將精益運(yùn)營(yíng)視為一種持續(xù)的管理目標(biāo)，而不是將其視為一種反動(dòng)的做法、一項(xiàng)偶爾的任務(wù)。他們不斷評(píng)估他們用來(lái)運(yùn)行 IT 部門的人員、流程和技術(shù)是否盡可能優(yōu)化和高效。

人們通常將運(yùn)營(yíng)效率視為'我將進(jìn)行一些分類以提高效率，然后我就完成任務(wù)了。' 但實(shí)際上它必須成為你價(jià)值體系的一部分，成為你的做事方式；它更像是一個(gè)過(guò)程而不是一個(gè)項(xiàng)目。